Hệ thống thông quan điện tử không tự ý đưa ra quyết định kiểm tra chứng từ một cách vô cớ. Mọi kết quả phân luồng đều dựa trên thuật toán phân tích dữ liệu tự động, kết hợp nhiều tiêu chí định lượng về thông tin doanh nghiệp, tính chất hàng hóa cũng như lịch sử khai báo. Khi có bất kỳ yếu tố nào vượt quá ngưỡng an toàn được thiết lập sẵn, hệ thống sẽ ngay lập tức yêu cầu cán bộ chức năng can thiệp trực tiếp để kiểm tra hồ sơ giấy.
Nhóm nguyên nhân đầu tiên và phổ biến nhất thường bắt nguồn từ chính sự bất cẩn trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Chỉ cần xuất hiện một vài chi tiết nhỏ không trùng khớp giữa các chứng từ trong cùng một bộ hồ sơ cũng đủ để kích hoạt lệnh kiểm tra từ hệ thống. Các lỗi thường gặp bao gồm việc sai lệch tên hàng hóa giữa hóa đơn thương mại nhập khẩu và phiếu đóng gói. Việc chênh lệch số lượng trọng lượng thực tế so với hợp đồng ngoại thương hoặc áp dụng sai điều kiện giao hàng Incoterms cũng là lý do phổ biến. Trong những trường hợp này, cán bộ tiếp nhận sẽ yêu cầu chủ hàng giải trình chi tiết hoặc nộp bổ sung chứng từ làm rõ trước khi cho phép hàng hóa thông quan.
Mã HS là cơ sở để xác định thuế suất và chính sách quản lý đối với từng mặt hàng. Một sản phẩm đôi khi có thể tồn tại nhiều mã phân loại có đặc tính gần giống nhau. Nếu doanh nghiệp lựa chọn một mã số có thuế suất thấp bất thường so với bản chất hàng hóa, hoặc truyền một mã khác biệt hoàn toàn so với lịch sử nhập khẩu của các lô hàng trước, hệ thống sẽ phát tín hiệu cảnh báo. Việc chuyển sang kiểm tra hồ sơ giấy giúp cơ quan chức năng xác minh tính chính xác của việc phân loại.
Vấn đề giá cả luôn được kiểm soát rất chặt chẽ nhằm chống gian lận thương mại. Nếu trị giá khai báo của lô hàng thấp hơn đáng kể so với cơ sở dữ liệu giá tham chiếu hiện hành, hệ thống sẽ nghi ngờ về tính trung thực. Sự chênh lệch lớn về giá so với các lô hàng tương tự trên thị trường hoặc biến động mạnh so với lịch sử mua hàng của chính doanh nghiệp cũng khiến tờ khai hải quan bị luồng vàng để phục vụ công tác tham vấn giá.
Ngoài sai sót trên chứng từ, các đặc điểm nội tại của doanh nghiệp và quy định của nhà nước đối với sản phẩm cũng quyết định trực tiếp đến kết quả phân luồng.
Nhiều nhóm hàng đặc thù bắt buộc phải chịu sự quản lý của các bộ ngành liên quan thông qua hình thức kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật động vật, an toàn thực phẩm hoặc công bố hợp quy. Khi doanh nghiệp truyền tờ khai cho các mặt hàng này mà chưa đính kèm đầy đủ các chứng thư hoặc chưa chứng minh được điều kiện nhập khẩu hợp pháp, hệ thống sẽ tự động chuyển sang luồng kiểm tra chứng từ để rà soát mặt pháp lý.
Lịch sử tuân thủ pháp luật là một thước đo quan trọng trong quản lý rủi ro logistics. Những công ty mới thành lập, chưa có nhiều dữ liệu giao dịch trên hệ thống thường bị xếp vào nhóm có mức độ rủi ro cao hơn do chưa chứng minh được quá trình hoạt động bình ổn. Ngược lại, những đơn vị từng có tiền sử bị xử phạt vi phạm hành chính, khai sai trị giá, áp sai mã HS hoặc chậm nộp chứng từ trong quá khứ cũng sẽ bị hệ thống áp dụng cơ chế giám sát nghiêm ngặt hơn cho các lô hàng tiếp theo.
Trong từng giai đoạn cụ thể, cơ quan quản lý sẽ ban hành các văn bản tăng cường rà soát đối với một số nhóm hàng có nguy cơ gian lận cao hoặc cần kiểm soát cán cân thương mại. Trong thời gian này, ngay cả các doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt vẫn có khả năng nhận kết quả luồng vàng theo kế hoạch rà soát định kỳ của ngành.
Việc nhận kết quả luồng vàng thực tế không quá đáng lo ngại như luồng đỏ do chưa phải khui thùng kiểm hóa thực tế. Tuy nhiên, tình trạng này vẫn gây ra những áp lực nhất định về thời gian giao hàng nếu hồ sơ giải trình không chuẩn xác. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ nội bộ chặt chẽ trước khi truyền dữ liệu chính thức. Việc tự rà soát mã HS dựa trên catalogue kỹ thuật thực tế, đối chiếu kỹ lưỡng các số liệu giữa hóa đơn và vận đơn sẽ giảm thiểu tối đa các lỗi hình thức. Việc theo dõi sát sao sự thay đổi của chính sách quản lý chuyên ngành cũng giúp bộ phận xuất nhập khẩu chuẩn bị trước các giấy phép cần thiết, đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi ngay sau khi nộp hồ sơ giấy.
>>Quy Trình Phân Luồng Hải Quan Xanh Vàng Đỏ Và Những Lưu Ý Cho Doanh Nghiệp Mới Xuất Nhập Khẩu
Trong bối cảnh các quy định về thủ tục thông quan hàng hóa thường xuyên được cập nhật, việc sở hữu một đối tác logistics am hiểu nghiệp vụ là lợi thế lớn cho doanh nghiệp. VDM Forwarder tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp khai thác và giao nhận hàng hóa trọn gói uy tín hàng đầu tại Việt Nam.
Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, hỗ trợ khách hàng kiểm tra toàn bộ bộ chứng từ thương mại trước khi tiến hành khai báo chính thức trên hệ thống. VDM Forwarder thực hiện tư vấn mã HS chính xác dựa trên đặc tính kỹ thuật riêng biệt của từng loại hàng, rà soát các điều kiện kiểm tra chuyên ngành và chuẩn bị sẵn các phương án giải trình tối ưu. Bằng sự chuyên nghiệp và mạng lưới liên kết chặt chẽ tại các cửa khẩu lớn, chúng tôi giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng tờ khai hải quan bị luồng vàng kéo dài, tối ưu hóa chi phí logistics đường biển và đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành liên tục.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
