Hiểu một cách đơn giản, chỉ số KPI logistics là các thước đo định lượng được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản trị logistics chuỗi cung ứng. Các chỉ số này bao quát toàn bộ quá trình từ thu mua nguyên vật liệu, quản lý kho bãi, thông quan hàng hóa cho đến khâu giao nhận chặng cuối.
Khi doanh nghiệp sở hữu một bộ chỉ số đánh giá hiệu quả logistics rõ ràng, ban lãnh đạo có thể dễ dàng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về hiệu suất làm việc của từng bộ phận. Việc quản lý dựa trên số liệu thực tế giúp loại bỏ các quyết định mang tính cảm tính, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ biên lợi nhuận mục tiêu của tổ chức.
Để tối ưu chi phí logistics một cách bền vững, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và chủ hàng cần đặc biệt lưu ý đến 8 chỉ số đo lường thực tế dưới đây.
Chỉ số này phản ánh tổng chi phí dành cho các hoạt động logistics đang chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng doanh thu của doanh nghiệp. Các khoản phí này thường bao gồm tiền thuê kho bãi, nhân công, cước vận chuyển và chi phí quản lý hành chính. Nếu tỷ lệ này ở mức quá cao, điều đó chứng tỏ bộ máy vận hành đang gặp vấn đề về lãng phí nguồn lực. Doanh nghiệp cần tìm cách giảm chi phí logistics doanh nghiệp thông qua việc tái cấu trúc quy trình hoặc tìm kiếm các đối tác vận tải có mức giá cạnh tranh hơn.
Sự hài lòng của đối tác phụ thuộc rất lớn vào tốc độ và thời gian giao hàng. Chỉ số KPI logistics về tỷ lệ giao hàng đúng hẹn được tính bằng số đơn hàng giao đúng thời gian cam kết chia cho tổng số đơn hàng đã phát đi. Việc duy trì tỷ lệ này ở mức tuyệt đối giúp doanh nghiệp giữ vững uy tín thương hiệu, tránh được các khoản phạt hợp đồng do chậm tiến độ và giảm chi phí xử lý khiếu nại từ phía khách hàng.
Thời gian vận chuyển là khoảng thời gian tính từ lúc hàng hóa chính thức rời kho của người bán cho đến khi được giao nhận hoàn tất tại kho của người mua. Việc theo dõi chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của các đơn vị forwarder hoặc các tuyến vận tải đang sử dụng. Thời gian vận chuyển được rút ngắn đồng nghĩa với việc tốc độ quay vòng vốn tăng lên, tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường.
Chỉ số này đo lường số lần hàng tồn kho của doanh nghiệp được bán ra hoặc thay thế trong một khoảng thời gian nhất định, thường tính theo năm hoặc theo quý. Việc hàng hóa lưu kho quá lâu đồng nghĩa với việc nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp đang bị đóng băng tại bãi, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tính thanh khoản tài chính.
Khi tốc độ vòng quay hàng tồn kho chậm, doanh nghiệp phải gánh thêm rất nhiều khoản chi phí phát sinh như tiền thuê mặt bằng kho bãi, chi phí bảo quản, nhân công kiểm kê và rủi ro giảm giá trị sản phẩm do lỗi mốt hoặc hư hỏng. Ngược lại, việc tối ưu hóa và đẩy nhanh chỉ số vòng quay này giúp doanh nghiệp giải phóng dòng tiền nhanh chóng, giảm chi phí logistics doanh nghiệp tại khâu lưu trữ và gia tăng hiệu quả sử dụng vốn để tái đầu tư vào các lô hàng tiếp theo.
Đối với các doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc tận dụng tối đa không gian chứa hàng trong container là yếu tố bắt buộc để tiết kiệm ngân sách. Chỉ số này đo lường mức độ tối ưu hóa thể tích hoặc trọng tải của container trong mỗi chuyến hàng. Khi doanh nghiệp sắp xếp hàng hóa khoa học, đóng hàng đầy phân khúc container, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống mức thấp nhất.
Thủ tục hải quan tại các cảng biển luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro gây chậm trễ nếu chứng từ không chuẩn xác. Chỉ số thời gian thông quan đo lường từ khi doanh nghiệp mở tờ khai cho đến khi hàng hóa được thông quan dòng sản phẩm thành công. Thời gian này kéo dài sẽ trực tiếp làm phát sinh các khoản chi phí rất nặng như phí lưu container tại cảng (DEM) và phí lưu bãi (DET), gây tổn hại lớn đến dòng tiền doanh nghiệp.
Đây là thước đo cụ thể giúp bộ phận tài chính định giá thành sản phẩm một cách chính xác. Bằng cách lấy tổng chi phí vận tải của một lô hàng chia cho số lượng sản phẩm thực tế, doanh nghiệp sẽ biết được biên độ lợi nhuận của từng mã hàng. Chỉ số này là căn cứ quan trọng để nhà quản trị đưa ra quyết định có nên tiếp tục duy trì một tuyến đường vận chuyển hay lựa chọn một giải pháp thay thế hiệu quả hơn.
Dù chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong tổng số đơn hàng, các sự cố liên quan đến hư hỏng, đổ vỡ hoặc thất lạc hàng hóa trong quá trình vận chuyển đều gây ra những hậu quả tài chính nặng nề. Doanh nghiệp phải gánh chịu chi phí đền bù, chi phí vận chuyển ngược để đổi trả hàng và quan trọng hơn là đánh mất niềm tin từ phía đối tác kinh doanh. Việc kiểm soát tốt chỉ số này đòi hỏi quy trình đóng gói phải chuẩn chỉnh và khâu bốc xếp phải được giám sát chặt chẽ.
Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động, chi phí logistics và lợi nhuận luôn có mối quan hệ nhân quả mật thiết. Việc áp dụng các chỉ số KPI logistics vào quy trình vận hành không đơn thuần là để báo cáo, mà là công cụ để doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Khi có số liệu đo lường chính xác, các nhà quản lý chuỗi cung ứng dễ dàng phát hiện ra những điểm nghẽn đang xảy ra ở khâu nào. Ví dụ, nếu chỉ số thời gian lưu kho quá dài, doanh nghiệp biết cần phải điều chỉnh kế hoạch sản xuất hoặc kích cầu tiêu thụ. Nếu chi phí vận chuyển trên từng đơn vị sản phẩm tăng cao, đã đến lúc phải đàm phán lại hợp đồng với các đơn vị vận tải hoặc thay đổi phương thức đóng gói hàng hóa. Quản trị dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống logistics linh hoạt, có khả năng thích ứng cao trước các biến động của thị trường toàn cầu.
Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp trong việc kiểm soát các chỉ số vận hành, VDM Forwarder mang đến giải pháp vận tải toàn diện giúp khách hàng tối ưu hóa chi phí logistics một cách triệt để. Với mạng lưới liên kết rộng khắp các hãng tàu quốc tế cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thủ tục hải quan, chúng tôi cam kết kiểm soát tốt thời gian thông quan, rút ngắn thời gian vận chuyển thực tế và nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hẹn cho từng lô hàng. VDM Forwarder luôn đồng hành cùng sự phát triển bền vững và biên lợi nhuận của quý doanh nghiệp.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
