Để hoàn thành thủ tục cho một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam, người khai thác cần tuân thủ nghiêm ngặt chuỗi hành động theo thứ tự quy định của cơ quan quản lý.
Trước khi bắt đầu truyền dữ liệu lên hệ thống mạng, doanh nghiệp cần sở hữu mã số đăng ký hải quan hợp pháp được cấp bởi cơ quan hải quan Việt Nam. Mã số này cho phép tài khoản của công ty kết nối vào hệ thống tổng hải quan để thực hiện việc khai báo tờ khai điện tử.
Song song với mã số tài khoản, đơn vị nhập khẩu phải chuẩn bị một thiết bị chữ ký số còn hạn sử dụng. Chữ ký điện tử này đóng vai trò xác thực pháp lý, bảo mật dữ liệu và thay thế cho con dấu cùng chữ ký tay truyền thống khi gửi hồ sơ qua mạng internet. Chủ hàng bắt buộc phải cập nhật thông tin chữ ký số lên hệ thống của Tổng cục Hải quan trước khi áp dụng vào việc ký số hồ sơ.
Hồ sơ giấy tờ là nền tảng cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả phân luồng hàng hóa. Người làm thủ tục cần thu thập đầy đủ các loại giấy tờ cơ bản bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết và vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không. Nếu lô hàng thuộc diện được hưởng ưu đãi thuế quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa phù hợp.
Đối với những nhóm hàng đặc thù chịu sự quản lý chuyên ngành như thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế hay đồ điện tử, chủ hàng phải bổ sung giấy phép nhập khẩu hoặc giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, kiểm dịch động thực vật. Toàn bộ thông số về số lượng, trọng lượng, trị giá và tên hàng trên các chứng từ này phải đồng nhất, không được xuất hiện sai lệch.
Khi đã có đủ chứng từ, người thực hiện sẽ sử dụng các phần mềm khai báo phổ biến như ECUS5 để nhập dữ liệu. Quá trình này đòi hỏi độ chính xác cao khi điền các thông tin như mã loại hình nhập khẩu, mã số HS của hàng hóa, tổng trị giá tính thuế, điều kiện giao hàng Incoterms và cảng xếp dỡ hàng. Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, dữ liệu sẽ được truyền trực tiếp đến hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS.
Ngay sau khi nhận được thông tin từ phần mềm, hệ thống tự động sẽ phân tích mức độ rủi ro của lô hàng dựa trên lịch sử hoạt động của doanh nghiệp và tính chất mặt hàng để trả về một trong ba luồng kết quả.
Khi rơi vào luồng đỏ, doanh nghiệp phải liên hệ bãi cảng để hạ container hoặc đưa hàng vào khu vực kiểm hóa. Cán bộ hải quan sẽ trực tiếp mở thùng hàng để kiểm tra quy cách, nhãn mác, số lượng và chủng loại hàng hóa xem có đúng với khai báo trên tờ khai điện tử hay không. Một số mặt hàng đặc biệt có thể sẽ bị lấy mẫu để đem đi giám định chất lượng tại các trung tâm chuyên môn.
Căn cứ vào mã HS và trị giá khai báo, hệ thống và cơ quan quản lý sẽ xác định số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp. Các sắc thuế phổ biến gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có. Chủ hàng thực hiện nghĩa vụ tài chính này thông qua cổng thanh toán điện tử của ngân hàng liên kết với Tổng cục Hải quan để lệnh thông quan được duyệt nhanh chóng.
Khi tiền thuế đã vào tài khoản ngân sách và hồ sơ được duyệt hoàn chỉnh, hệ thống sẽ phát hành lệnh thông quan chính thức. Doanh nghiệp in mã vạch cùng tờ khai thông quan, mang đến văn phòng giám sát tại cảng biển hoặc sân bay để làm thủ tục thanh lý, sau đó phối hợp với đơn vị vận tải để bốc xếp hàng lên xe đưa về kho nội địa.
Việc thực hiện thông quan đôi khi gặp trục trặc do những lỗi nhỏ trong khâu chuẩn bị. Việc nắm vững một số lưu ý giúp quá trình vận hành diễn ra trôi chảy hơn.
Sai sót trong việc định danh mã HS là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc chậm trễ thông quan và bị phạt hành chính. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ đặc tính kỹ thuật của hàng hóa hoặc tham khảo kết quả giám định trước đó để áp mã chính xác, tránh tình trạng bị cơ quan chức năng nghi vấn gian lận thuế.
Sau khi hoàn thành việc giao nhận hàng, toàn bộ chứng từ gốc cùng tờ khai hải quan phải được lưu giữ cẩn thận trong thời gian tối thiểu 5 năm. Cơ quan quản lý có quyền tiến hành kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp bất kỳ lúc nào để rà soát tính hợp pháp của các lô hàng cũ.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tự thực hiện các bước giấy tờ phức tạp, việc tìm kiếm một đối tác trung gian uy tín là giải pháp hợp lý. VDM Forwarder là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ logistics và khai báo hải quan trọn gói tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật cùng quy trình làm việc trực tiếp tại các cảng biển lớn như Hồ Chí Minh, Hải Phòng, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng xử lý hồ sơ nhanh chóng, tối ưu chi phí và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi trong khi mọi thủ tục giao nhận tại cửa khẩu đã có sự đồng hành từ VDM Forwarder.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
