ETD là thời gian dự kiến tàu rời cảng đi, còn ETA là thời gian dự kiến tàu đến cảng đích. Hai mốc này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch bán hàng, sản xuất hoặc nhận hàng. Tuy vậy, cả hai đều là thời gian dự kiến do hãng tàu công bố, và có thể thay đổi theo lịch khai thác, thời tiết hoặc tình trạng cảng.
Ngoài ra, ETD đúng lịch chỉ cho biết con tàu rời cảng đúng thời gian. Thông tin này không cho biết hàng của bạn đã đủ chứng từ hay chưa, và đã được xử lý đúng quy trình hay chưa. Một lô hàng có thể nằm trên con tàu chạy đúng lịch nhưng vẫn gặp trở ngại ở khâu giấy tờ hoặc thủ tục tại cảng đến. Vì vậy, khi chỉ nhìn vào ETD và ETA, doanh nghiệp dễ có cảm giác an tâm trong khi những khâu còn lại chưa được kiểm tra.
Vấn đề của một lô hàng thường nằm ở những khâu mà khách hàng ít nhìn thấy. Có thể chia thành hai nhóm, gồm vấn đề trước khi tàu chạy và vấn đề sau khi tàu chạy.
Booking đã có nhưng SI chưa hoàn tất. SI là thông tin dùng để lập vận đơn, nếu gửi chậm hoặc sai thì vận đơn có thể không phát hành kịp. Hàng đã đóng nhưng chứng từ chưa khớp, chẳng hạn số lượng, trọng lượng hoặc mô tả hàng giữa các chứng từ không thống nhất, nên phải sửa lại. Container đã hạ cảng nhưng lỡ cut off chứng từ, tức là quá hạn nộp chứng từ cho hãng tàu theo lịch của chuyến đó. Ở những trường hợp này, tàu vẫn chạy đúng ETD nhưng lô hàng có thể bị chậm, phải đổi chuyến hoặc phát sinh thêm thủ tục. Với dịch vụ vận chuyển container, thời điểm hạ container và hạn nộp chứng từ cần được sắp xếp song song để không bị lệch nhau.
Tàu chạy đúng ETD nhưng ETA thay đổi, khiến kế hoạch nhận hàng và sắp xếp xe bị lệch. Hàng đến cảng nhưng chưa xử lý được thủ tục nhận hàng, ví dụ chưa có lệnh giao hàng D/O hoặc chưa hoàn tất thông quan, nên hồ sơ cho dịch vụ khai báo hải quan cần được chuẩn bị từ sớm. Đã có ETA nhưng xe vận chuyển đầu đến chưa được sắp xếp, nên container phải nằm chờ xe. Hàng nằm cảng thêm vài ngày vì thiếu một chứng từ, hoặc một khoản local charge chưa được xử lý. Những ngày nằm thêm này thường kéo theo phí lưu container và lưu bãi.
Khi theo dõi lô hàng xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên nhìn vào ba nhóm thông tin thay vì chỉ ETD và ETA.
Bộ chứng từ gồm hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và các giấy tờ khác tùy mặt hàng. Các chứng từ cần khớp với nhau và khớp với hàng thực tế. Doanh nghiệp nên kiểm tra sớm, trước hạn cut off, để còn thời gian sửa nếu có sai sót.
Một lô hàng đi qua nhiều bước như booking, đóng hàng, hạ cảng, vận chuyển, khai báo hải quan, thông quan và nhận hàng. Doanh nghiệp cần biết lô hàng đang ở bước nào và bước nào đã hoàn tất, thay vì chỉ biết tàu đã rời cảng hay chưa.
Cần xác định có mốc thời gian nào sắp tới không, chẳng hạn hạn cut off, hạn lấy D/O hoặc hạn nhận container trước khi bị tính phí. Nếu phát sinh việc cần khách hàng quyết định ngay, như đổi cảng, thêm phí hoặc bổ sung chứng từ, thông tin cần đến tay khách hàng sớm. Khi có thay đổi, người phát hiện và xử lý trước càng sớm thì chi phí và thời gian bị ảnh hưởng càng ít.
Với doanh nghiệp không có bộ phận logistics hoặc xuất nhập khẩu riêng, thường một người phải làm nhiều việc cùng lúc nên dễ bỏ sót mốc thời gian. Khi lỡ một mốc, hậu quả thường chỉ lộ ra lúc hàng đã đến cảng và phát sinh chi phí. Vấn đề đôi khi không nằm ở việc hàng có đi hay không, mà ở việc hàng có đi đúng quy trình và đến nơi đúng kế hoạch hay không.
Khi chọn đơn vị logistics, doanh nghiệp nên hỏi họ sẽ báo cáo những gì ngoài ETD và ETA. Một đơn vị làm việc chặt chẽ nên cho biết tình trạng chứng từ, các mốc deadline sắp tới và cảnh báo sớm khi có thay đổi. Cách này giúp doanh nghiệp theo dõi lô hàng xuất nhập khẩu rõ ràng hơn mà không phải tự kiểm tra từng bước.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải đường biển, vận tải nội địa, vận chuyển container và dịch vụ khai báo hải quan, VDM Forwarder theo dõi lô hàng của khách hàng qua từng bước, từ booking, chứng từ, vận chuyển, khai báo hải quan đến giao hàng. Khi có thay đổi lịch tàu, thiếu chứng từ hoặc sắp đến hạn quan trọng, đội ngũ VDM Forwarder thông báo cho khách hàng để cùng chọn phương án xử lý.
Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng hoặc muốn có người theo sát từng lô hàng, bạn có thể liên hệ tư vấn với VDM Forwarder để được báo giá qua hotline hoặc kênh liên hệ chính thức của công ty.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
