Khai báo Manifest là thủ tục bắt buộc đối với hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho cơ quan hải quan trước khi tàu cập cảng. Việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu này đóng vai trò quyết định đến tốc độ giải phóng hàng hóa.
Manifest cung cấp cho cơ quan hải quan cái nhìn tổng quan về toàn bộ số lượng, chủng loại và thông tin chủ sở hữu của hàng hóa dự kiến nhập cảnh hoặc xuất cảnh. Dữ liệu này là cơ sở quan trọng để hệ thống hải quan tiến hành rà soát, đối chiếu thông tin doanh nghiệp và quyết định phân luồng kiểm tra đối với từng lô hàng cụ thể. Nếu làm tốt bước này, thời gian chờ đợi làm thủ tục tại khu vực cảng sẽ được rút ngắn đáng kể, giúp chuỗi cung ứng vận hành trơn tru.
Khi thông tin Manifest khớp hoàn toàn với tờ khai hải quan do doanh nghiệp nộp, quá trình thông quan sẽ diễn ra thuận lợi theo đúng kế hoạch đã đề ra. Ngược lại, bất kỳ sự bất nhất nào giữa dữ liệu do hãng tàu, đại lý khai báo và tờ khai của chủ hàng đều sẽ khiến hệ thống tự động đưa ra cảnh báo rủi ro. Tình trạng này dẫn đến việc lô hàng bị giữ lại để yêu cầu giải trình, hoặc thậm chí hải quan phải mở container kiểm tra thực tế để xác minh.
Đối với các hãng tàu và đại lý giao nhận, việc hoàn thành nghĩa vụ khai báo đúng hạn và chuẩn xác còn thể hiện năng lực cùng mức độ chuyên nghiệp trong khâu dịch vụ khách hàng. Một bộ dữ liệu sạch, không có bất kỳ lỗi sai nào giúp duy trì uy tín của doanh nghiệp vận tải trước cơ quan quản lý nhà nước. Đồng thời, điều này cũng tạo ra sự an tâm tối đa cho các đối tác xuất nhập khẩu khi quyết định giao phó khối lượng hàng hóa lớn.
Quá trình truyền dữ liệu Manifest rất dễ phát sinh lỗi nghiệp vụ ở các trường thông tin cơ bản được liệt kê dưới đây.
Một trong những lỗi phổ biến nhất là sự chênh lệch về tổng trọng lượng (Gross Weight), thể tích (CBM) hoặc số lượng kiện hàng (Packages) giữa dữ liệu Manifest và vận đơn chính thức. Tình trạng này thường xuyên xảy ra khi hàng hóa có sự điều chỉnh thêm bớt vào phút chót tại kho đóng hàng nhưng nhân viên chứng từ không được cập nhật kịp thời để sửa trên hệ thống. Cơ quan hải quan luôn rà soát rất kỹ các thông số liên quan đến khối lượng thực tế để kiểm soát an ninh.
Khi phát hiện dữ liệu Manifest khai báo cao hơn hoặc thấp hơn so với tờ khai hải quan, lô hàng ngay lập tức rơi vào diện nghi ngờ có hành vi gian lận thương mại hoặc trốn thuế. Để khắc phục triệt để, doanh nghiệp xuất khẩu cần chốt số liệu cuối cùng với đơn vị đóng gói trước thời hạn nộp chi tiết làm vận đơn. Nếu có bất kỳ thay đổi nào phát sinh, phải thông báo ngay lập tức cho đại lý giao nhận để cập nhật thông tin trước khi nhấn nút truyền đi.
Tên công ty, địa chỉ chi tiết và mã số thuế của người nhận hàng (Consignee) hoặc người gửi hàng (Shipper) là những thông tin định danh mang tính pháp lý cao nhất trong bộ hồ sơ. Việc đánh máy sai chính tả tên doanh nghiệp, thiếu một phần địa chỉ hoặc nhập sai mã số thuế thường xuyên xảy ra do thao tác nhập liệu thủ công bất cẩn. Đặc biệt, mã số thuế của doanh nghiệp nhập khẩu là yếu tố mang tính bắt buộc và không được phép sai lệch trên hệ thống e-Manifest tại Việt Nam.
Nếu mã số thuế khai báo không khớp với dữ liệu đăng ký kinh doanh đang lưu trữ trên hệ thống hải quan, doanh nghiệp sẽ không thể truyền được tờ khai nhập khẩu, khiến toàn bộ hàng hóa kẹt lại tại cảng. Quy trình chuẩn đòi hỏi người khai báo phải copy chính xác thông tin từ hợp đồng thương mại gốc thay vì gõ lại từng chữ cái. Việc đối chiếu chéo thông tin người nhận với giấy phép kinh doanh cập nhật mới nhất của đối tác là bước rà soát không thể bỏ qua.
Rất nhiều quốc gia và cảng đích hiện nay yêu cầu nghiêm ngặt về việc khai báo mã HS (HS Code) của hàng hóa ngay trên Manifest với độ chi tiết từ 4 đến 6 số đầu tiên. Việc áp sai mã HS thường xuất phát từ việc đại lý vận tải không nắm rõ tính chất kỹ thuật cốt lõi của sản phẩm và chỉ dựa vào mô tả chung chung từ chủ hàng. Khi thông tin này được truyền đi không chính xác, hải quan có quyền nghi ngờ doanh nghiệp đang cố tình khai sai để hưởng lợi về mức thuế suất.
Việc khai báo sai mã HS còn gây ra hàng loạt rắc rối nghiêm trọng khi hệ thống tự động đối chiếu với danh mục hàng hóa cấm hoặc bị hạn chế nhập khẩu của nước sở tại. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu có trách nhiệm cung cấp mã HS dự kiến chính xác nhất cho đơn vị vận chuyển ngay từ đầu. Trong trường hợp hàng hóa có cấu tạo phức tạp, chủ hàng nên tham vấn trước với các đại lý hải quan để chốt mã số chuẩn xác ngay từ khâu đặt lịch booking.
Số container và số chì (Seal) là hai thông số kỹ thuật đặc biệt quan trọng dùng để kiểm soát tình trạng vật lý của hàng hóa trong suốt quá trình di chuyển trên biển. Việc ghi nhầm số thứ tự, bỏ sót chữ cái đầu hoặc nhầm lẫn giữa chữ "O" và số "0" trong dãy số container sẽ khiến hệ thống cảng không thể xác định được vị trí kiện hàng khi tàu cập bến. Hậu quả là doanh nghiệp nhập khẩu không thể thực hiện thủ tục đổi lệnh giao hàng (D/O) để kéo hàng về kho.
Cảng vụ chắc chắn sẽ từ chối giao container nếu các số liệu đối chiếu trên hệ thống điện tử không đồng nhất với thực tế, buộc chủ hàng phải chờ đợi làm thủ tục điều chỉnh dữ liệu. Để hạn chế tối đa sai sót này, nhân viên hiện trường cần chụp ảnh rõ nét cửa container có chứa dãy số và hình chì thực tế để gửi cho bộ phận chứng từ. Bộ phận nhập liệu phải dựa trực tiếp vào hình ảnh đó để thao tác thay vì sao chép lại từ các bản nháp trước đó.
Bên cạnh các lỗi sai về mặt dữ liệu nhập liệu, việc chậm trễ thời gian truyền Manifest cũng là một vi phạm phổ biến và mang tính chất khá nghiêm trọng. Theo quy định thông thường trong ngành, dữ liệu này phải được cập nhật lên hệ thống chậm nhất 24 giờ trước khi phương tiện vận tải cập cảng dỡ hàng đầu tiên. Đối với các chặng vận chuyển có hành trình ngắn hạn, khung thời gian này có thể được điều chỉnh riêng biệt nhưng nhìn chung vẫn đòi hỏi tính tuân thủ cực kỳ nghiêm ngặt.
Nguyên nhân sâu xa dẫn đến việc khai báo trễ thường xuất phát từ sự chậm chạp trong việc cung cấp chứng từ hoàn chỉnh từ phía các công ty chủ hàng. Ngoài ra, sự chênh lệch lớn về múi giờ làm việc giữa các quốc gia hoặc việc đại lý quên theo dõi sát sao lịch trình cập nhật liên tục của tàu cũng là lý do quen thuộc. Đôi khi, những sự cố kỹ thuật bất ngờ như lỗi nghẽn mạng từ Cổng thông tin một cửa quốc gia cũng khiến toàn bộ quá trình truyền dữ liệu bị đình trệ ngoài ý muốn.
Hậu quả trực tiếp của việc nộp Manifest trễ hạn quy định là doanh nghiệp hoặc đại lý vận tải có khả năng cao phải gánh chịu mức phạt vi phạm hành chính từ cơ quan hải quan. Nghiêm trọng hơn, lô hàng có thể bị hệ thống đình chỉ xếp dỡ hoặc phải nằm chờ tại cảng cho đến khi hoàn tất mọi thủ tục nộp phạt và bổ sung thông tin. Toàn bộ thời gian xử lý sự cố ngoài luồng này sẽ đẩy chi phí lưu bãi tăng vọt và làm gián đoạn kế hoạch sản xuất của nhà nhập khẩu.
Trong trường hợp phát hiện dữ liệu truyền đi có sai sót, doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành các bước xin điều chỉnh theo trình tự chuẩn.
Nếu sự cố sai sót được nhân viên chứng từ phát hiện và tiến hành xử lý ngay trước thời hạn quy định khai báo, tức là trước khi tàu cập cảng đích, thao tác điều chỉnh sẽ diễn ra tương đối đơn giản. Đại lý giao nhận có quyền đăng nhập trực tiếp vào Cổng thông tin một cửa quốc gia để chỉnh sửa lại các trường thông tin chưa chính xác. Toàn bộ bước này thường không phát sinh thêm thủ tục giấy tờ giải trình phức tạp hay bất kỳ khoản chi phí ngoài luồng nào cho doanh nghiệp.
Sự chủ động thực hiện kiểm tra chéo ngay sau khi nhận được thông báo truyền dữ liệu thành công sẽ giúp phát hiện sớm nhất các lỗi đánh máy cơ bản. Nhân viên chứng từ cần so sánh đối chiếu bản nháp cuối cùng với thông tin hiển thị thực tế trên hệ thống để đảm bảo mọi con số đều khớp nhau hoàn toàn. Việc xử lý lỗi gọn gàng ngay trong giai đoạn này giúp lô hàng giữ nguyên được tiến độ thông quan suôn sẻ như lịch trình dự kiến ban đầu.
Trong trường hợp chỉ phát hiện ra lỗi sau khi thời hạn khai báo đã kết thúc hoặc hàng hóa đã hạ bãi an toàn, quy trình sửa đổi sẽ trở nên khắt khe và mất rất nhiều thời gian. Lúc này, đại lý vận tải không thể tự ý thay đổi dữ liệu trên hệ thống mà phải nộp một bộ công văn giải trình rõ ràng lý do dẫn đến sai sót. Nội dung công văn phải được trình bày mang tính thuyết phục cao, thể hiện đây là lỗi kỹ thuật khách quan chứ không phải hành vi cố ý gian lận thương mại.
Đi kèm theo tờ công văn giải trình là bộ chứng từ gốc hợp lệ nhằm chứng minh cho sự thay đổi, bao gồm Vận đơn chính, Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết. Các chứng từ đính kèm này bắt buộc phải khớp hoàn toàn với nội dung thông tin mới mà doanh nghiệp đang đề xuất cập nhật lại trên hệ thống. Thời gian để cơ quan hải quan tiếp nhận và phê duyệt hồ sơ chỉnh sửa có thể kéo dài vài ngày, buộc chủ hàng phải thanh toán thêm các khoản phí lưu bãi phát sinh.
Lựa chọn VDM Forwarder là cách để doanh nghiệp san sẻ gánh nặng trong khâu quản lý vận tải. Với hệ thống kết nối đa dạng, chúng tôi dễ dàng thiết kế những hành trình di chuyển an toàn và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Khâu khai báo hải quan vốn mất nhiều thời gian sẽ được đội ngũ chuyên trách thực hiện chuẩn xác, đúng luật. Tại khu vực kho bãi, hàng hóa được giám sát liên tục để ngăn chặn các rủi ro va đập hay thất thoát. Đối với những tình huống phát sinh ngoài ý muốn, VDM luôn có sẵn kịch bản ứng phó để không làm gián đoạn kế hoạch kinh doanh.
Bảo vệ quyền lợi và mang lại sự an tâm cho khách hàng là mục tiêu xuyên suốt của chúng tôi. Các chuyên viên nghiệp vụ luôn theo dõi sát sao từng chặng đường để đảm bảo lô hàng cập bến đúng hẹn. Để trao đổi chi tiết hơn về kế hoạch gửi hàng sắp tới, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp bộ phận hỗ trợ nhằm nhận được lộ trình vận chuyển phù hợp.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
