Kiểm hóa là quá trình cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm đối chiếu với thông tin đã khai báo trên tờ khai hải quan. Việc kiểm tra có thể diễn ra khi tờ khai bị phân vào luồng đỏ, khi thông tin khai báo có dấu hiệu chưa rõ ràng, hoặc khi mặt hàng không nằm trong danh mục được miễn kiểm tra. Đối với các trường hợp này, container hoặc kiện hàng sẽ được đưa đến khu vực kiểm hóa tại cảng hoặc kho để nhân viên hải quan mở kiểm tra trực tiếp.
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn rằng phí kiểm hóa là một khoản duy nhất nộp trực tiếp cho cơ quan hải quan. Trên thực tế, khoản phí nhà nước quy định thu khi kiểm tra thường không đáng kể. Phần lớn chi phí phát sinh khi hàng hóa bị kiểm hóa lại đến từ các dịch vụ tại cảng và kho do bên thứ ba cung cấp.
Khi một lô hàng bị đưa vào diện kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần chuẩn bị tinh thần cho nhiều nhóm chi phí khác nhau, tùy vào tính chất hàng hóa và quy mô lô hàng.
Để phục vụ việc kiểm hóa, container thường phải được nâng hạ và di chuyển từ bãi chứa đến khu vực kiểm tra riêng trong cảng. Khoản phí này do đơn vị khai thác cảng hoặc depot thu, mức phí phụ thuộc vào loại container và khoảng cách di chuyển trong khuôn viên cảng.
Khi hải quan yêu cầu kiểm tra, nhân công sẽ cần mở container, dỡ một phần hoặc toàn bộ hàng hóa ra ngoài để kiểm tra, sau đó sắp xếp lại và niêm phong container như ban đầu. Chi phí nhân công cho công đoạn này thường tính theo giờ hoặc theo khối lượng công việc thực tế, tùy vào mức độ phức tạp của việc sắp xếp hàng trong container.
Trong một số trường hợp, thay vì mở container thủ công, hàng hóa được yêu cầu đưa qua hệ thống máy soi chiếu để kiểm tra nhanh. Khoản phí soi chiếu container hoặc kiện hàng cũng là một chi phí phát sinh khi hàng hóa bị kiểm hóa mà doanh nghiệp cần tính đến, đặc biệt với các lô hàng có khối lượng lớn.
Quá trình kiểm hóa thường khiến thời gian thông quan kéo dài hơn dự kiến ban đầu. Khi hàng hóa nằm tại cảng lâu hơn thời gian miễn phí lưu bãi hoặc lưu container theo hợp đồng với hãng tàu, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm phí lưu container và phí lưu bãi. Đây thường là khoản chi phí tăng nhanh nhất nếu quá trình kiểm tra kéo dài nhiều ngày, đặc biệt với hàng lạnh cần duy trì điện lạnh liên tục trong thời gian chờ.
Nếu trong quá trình kiểm tra thực tế phát hiện thông tin khai báo chưa khớp hoặc cần bổ sung giấy tờ chứng minh nguồn gốc, tiêu chuẩn kỹ thuật, doanh nghiệp có thể phải làm thêm hồ sơ, chứng từ bổ sung. Việc chuẩn bị hồ sơ càng chậm thì thời gian thông quan càng kéo dài, kéo theo chi phí lưu bãi tăng thêm.
Theo quy định hiện hành, cơ quan hải quan cửa khẩu có trách nhiệm chi trả các khoản chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến hoạt động kiểm tra hàng hóa, doanh nghiệp không phải chịu chi phí cho phần kiểm tra do hải quan thực hiện. Tuy nhiên trên thực tế, các khoản phí dịch vụ tại cảng như nâng hạ container, mở đóng hàng, lưu bãi vẫn do doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics đại diện chi trả, vì đây là chi phí dịch vụ với đơn vị khai thác cảng chứ không phải chi phí kiểm tra của hải quan. Vì vậy trong thực tế vận hành, doanh nghiệp vẫn nên dự trù khoản ngân sách riêng cho tình huống hàng hóa bị kiểm hóa.
Ngoài các chi phí dịch vụ kể trên, nếu quá trình kiểm tra phát hiện sai lệch trong khai báo về giá trị hàng hóa hoặc mã số thuế, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế theo quy định. Đây là lý do việc khai báo chính xác ngay từ đầu luôn quan trọng hơn việc xử lý sau khi phát sinh vấn đề.
Để hạn chế các khoản chi phí phát sinh khi hàng hóa bị kiểm hóa, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ trước khi hàng về đến cảng, đảm bảo thông tin khai báo trên tờ khai hải quan trùng khớp với thực tế hàng hóa. Với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành như thực phẩm, thiết bị y tế hay hóa chất, cần xin giấy phép liên quan trước khi lô hàng cập cảng để tránh bị giữ lại kiểm tra kéo dài.
Việc lựa chọn đơn vị logistics có kinh nghiệm xử lý tờ khai và làm việc với hải quan cũng giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian kiểm hóa, hạn chế phát sinh phí lưu bãi. Đơn vị có kinh nghiệm thường nắm rõ quy trình, chủ động phối hợp với cảng và hải quan để lô hàng được xử lý nhanh hơn, giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết cho khách hàng.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan, vận tải đường biển, vận tải nội địa và vận chuyển container, VDM Forwarder hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi hàng hóa bị kiểm hóa. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của VDM Forwarder luôn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ khâu khai báo ban đầu, phối hợp chặt chẽ với cảng và cơ quan hải quan nhằm rút ngắn thời gian kiểm tra thực tế, hạn chế tối đa các chi phí phát sinh ngoài dự kiến cho khách hàng.
Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn về quy trình khai báo hải quan hoặc lo ngại chi phí phát sinh khi lô hàng bị kiểm hóa, VDM Forwarder sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chi tiết và báo giá dịch vụ trọn gói qua hotline hoặc kênh liên hệ chính thức của công ty.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
