Bài viết này sẽ hướng dẫn quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất nhập khẩu chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khi lô hàng được cấp phép lưu thông.
Pháp luật quy định doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số hợp lệ với Tổng cục Hải quan trước khi làm thủ tục. Chữ ký số dùng để xác thực định danh pháp nhân trên hệ thống một cửa quốc gia VNACCS. Mọi thông tin truyền tải đều được mã hóa bằng công cụ bảo mật tiêu chuẩn cao. Khâu xác thực điện tử là hàng rào bảo vệ vững chắc chống lại tình trạng giả mạo chứng từ kinh doanh.
Người phụ trách tiến hành truy cập cổng thông tin hải quan để thiết lập tài khoản quản trị trực tuyến. Việc đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý giúp thông tin lô hàng được ghi nhận thông suốt. Máy tính làm việc tại văn phòng cũng cần cài đặt phần mềm ECUS phiên bản mới nhất do nhà nước cấp phép. Bước cài đặt hạ tầng công nghệ bài bản sẽ giúp thao tác gõ phím sau này mượt mà hơn.
Trước khi mở tờ khai chính thức, nhân viên cần thu thập đủ bộ hồ sơ thương mại theo đúng quy định của Luật Hải quan. Bộ giấy tờ gốc bắt buộc bao gồm hợp đồng mua bán ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết và vận đơn đường biển. Các con số về trọng lượng, số lượng kiện hàng phải được kiểm tra chéo cẩn thận để trùng khớp hoàn toàn. Việc chuẩn bị thủ tục hải quan đầy đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp không bị lúng túng khi cán bộ yêu cầu giải trình thêm.
Thao tác trên phần mềm đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ để dữ liệu truyền đi hợp lệ ngay từ lần đầu tiên.
Nhân viên mở phần mềm chuyên dụng và nhập toàn bộ thông tin lô hàng theo các trường dữ liệu bắt buộc. Đối với hàng nhập khẩu, người dùng sử dụng nghiệp vụ định danh IDA để ghi nhận thông tin trước khi tàu cập bến. Hệ thống tự động đối chiếu các quy định pháp luật và phản hồi một mã số tạm thời nếu dữ liệu hợp lệ.
Sau khi có phản hồi mã tạm, người khai kiểm tra lại lần cuối mọi con số liên quan đến tiền thuế suất và mã hàng hóa. Khi đã chắc chắn độ chính xác tuyệt đối, nhân viên thực hiện nghiệp vụ IDC để chính thức gửi tờ khai đi. Bước chốt sổ này trong quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất nhập khẩu giúp hệ thống cấp một mã số định danh duy nhất cho toàn bộ quá trình giao nhận sau đó.
Hệ thống tự động trả về kết quả phân luồng cho lô hàng. Lô hàng nhận luồng xanh nghĩa là doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và hàng hóa thực tế. Luồng vàng yêu cầu cán bộ xem xét giấy tờ bản cứng, trong khi luồng đỏ buộc phải mở khoang container để kiểm tra trực tiếp.
Khi tờ khai được chấp nhận thông quan, công ty tiến hành nộp các khoản thuế phí theo thông báo hiển thị trực tuyến. Tiền thuế có thể chuyển khoản qua cổng thanh toán điện tử của ngân hàng liên kết. Ngay khi trung tâm ngân hàng ghi nhận biến động số dư thành công, lệnh giải phóng hàng lập tức được truyền thẳng xuống bãi cảng.
Sai lệch mã số hàng hóa thường xuyên làm chậm tiến độ giao nhận của nhiều xưởng sản xuất. Theo thống kê báo cáo từ Tổng cục Hải quan, việc áp sai mã HS khiến bảng tính thuế bị lệch đi rất nhiều so với thực tế. Nhân viên cần tra cứu kỹ danh mục biểu thuế suất xuất nhập khẩu mới nhất để tránh rắc rối. Việc xác định đúng mã số ngay từ đầu còn giúp công ty tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan từ hiệp định thương mại tự do.
Sự nhầm lẫn về trị giá hóa đơn cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ bị chuyển sang luồng đỏ rủi ro cao. Khâu quy đổi ngoại tệ sang tiền đồng đôi khi bị sai số do kế toán không cập nhật đúng tỷ giá ban hành hàng ngày. Doanh nghiệp phải xuất trình thêm nhiều bản sao chứng từ để giải trình nguồn gốc mua bán rất tốn kém nhân lực. Cơ quan chức năng rất khắt khe trong việc rà soát dòng tiền thanh toán quốc tế nhằm chống lại các hành vi gian lận thương mại.
Việc duy trì độ ổn định của đường truyền internet tại văn phòng giữ vai trò sống còn. Mạng chập chờn dễ làm gián đoạn quá trình tải lên các tệp tin đính kèm có dung lượng lớn. Một hạ tầng mạng tốt sẽ giúp thao tác gửi form diễn ra liền mạch và không bị mất dữ liệu giữa chừng.
Sử dụng phần mềm khai báo có bản quyền giúp thao tác điền form nhanh chóng và ít gặp lỗi vặt. Các tính năng tự động ghi nhớ thông tin đối tác hỗ trợ nhân sự cắt giảm lượng lớn thao tác gõ phím thủ công. Dữ liệu lưu trữ trên đám mây của nhà cung cấp phần mềm cũng đảm bảo an toàn tuyệt đối trước các sự cố hỏng hóc máy tính. Sự đầu tư nghiêm túc vào công cụ làm việc mang lại lợi ích tài chính khổng lồ nhờ rút ngắn thời gian hàng nằm chờ bốc xếp tại bãi.
Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên hiện trường cần được tổ chức định kỳ và nghiêm túc. Việc nắm bắt nhanh các thông tư mới ban hành giúp người khai tự tin xử lý gọn gàng những nhóm mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành. Khóa học ngắn hạn do chi cục thuế địa phương tổ chức luôn mang lại lượng lớn kiến thức thực tế cực kỳ hữu ích. Năng lực nhân sự giỏi quyết định quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất nhập khẩu được hoàn tất trong thời gian ngắn nhất.
Công ty cũng nên liên hệ sớm với đơn vị vận tải biển để lấy bản nháp vận đơn trước khi tàu chạy. Thao tác điền trước các thông tin cơ bản lên hệ thống tạo ra khoảng thời gian dự phòng hợp lý để chỉnh sửa nếu phát hiện sai sót. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan giúp lộ trình cung ứng không bao giờ bị đứt đoạn.
Bắt tay làm việc cùng VDM Forwarder, các công ty xuất nhập khẩu sẽ nhẹ đầu hơn rất nhiều ở khâu luân chuyển vật tư. Với mạng lưới đại lý phủ sóng ở nhiều quốc gia, chúng tôi luôn biết cách vạch ra chặng đi thông suốt kèm theo mức giá cước mềm nhất để giảm bớt gánh nặng ngân sách cho chủ hàng. Khâu giấy tờ hải quan rắc rối sẽ được anh em làm nghề giải quyết êm xuôi và chuẩn xác theo đúng pháp luật. Bãi tập kết được quản lý sát sao, giúp bảo vệ từng thùng hàng không bị trầy xước hay thất lạc trong thời gian chờ xuất bến. Kể cả khi có biến động bất ngờ trên tuyến chính, đội ngũ luôn có ngay lối thoát phụ để chuỗi cung ứng của bạn tiếp tục chảy đều đặn về kho.
Làm khách hàng gật đầu ưng ý sau mỗi chuyến đi là cái đích mà tập thể công ty dồn sức theo đuổi. Từng thành viên đều chăm chỉ cập nhật quy định mới để đảm bảo kiện hàng giao đúng nơi và đến đúng lúc như đã chốt ngay từ đầu. Các bạn hãy nhấc máy gọi cho bộ phận chăm sóc của VDM Forwarder ngay bây giờ. Chuyên viên của chúng tôi sẽ ngồi lại phân tích cặn kẽ và phác thảo một kế hoạch giao nhận ăn khớp hoàn toàn với thực tế kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
