Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu để bạn áp dụng ngay vào công việc thực tế.
Khâu đầu tiên và quan trọng nhất để hàng hóa được phép rời cảng chính là chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ. Doanh nghiệp cần gom sẵn hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa và giấy chứng nhận xuất xứ. Mỗi loại giấy tờ phải khớp thông tin với nhau để tránh sự cố khi nhân viên quản lý đối chiếu số liệu.
Đối với các loại hàng hóa đặc thù, người bán phải xin thêm giấy phép từ các cơ quan liên quan. Ví dụ mặt hàng nông sản cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, trong khi gỗ và sản phẩm từ gỗ đòi hỏi hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp. Việc thiếu sót bất kỳ giấy tờ nào trong thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đều dẫn đến nguy cơ hàng bị kẹt lại cảng.
Nhân viên phụ trách chứng từ nên kiểm tra lại ngày tháng, chữ ký và con dấu trên toàn bộ giấy tờ trước khi đưa lên hệ thống. Sự chuẩn bị kỹ càng từ bước đầu giúp lô hàng thông suốt qua các vòng kiểm duyệt sau. Lỗi sai chính tả nhỏ trên hóa đơn thương mại đôi khi cũng làm trễ chuyến tàu nguyên cả tuần.
Doanh nghiệp cần tuân thủ một lộ trình khai báo cụ thể để bộ máy tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Hiện tại phần lớn hồ sơ đều được xử lý qua hệ thống điện tử. Người khai dùng phần mềm chuyên dụng nhập chính xác số liệu từ bộ chứng từ đã chuẩn bị sẵn vào các trường thông tin tương ứng. Việc truyền dữ liệu diễn ra hoàn toàn trên mạng internet, giúp rút ngắn khoảng cách địa lý giữa công ty và chi cục phụ trách.
Sau khi bấm gửi thông tin, hệ thống sẽ tự động phản hồi lại mã số tờ khai để người dùng theo dõi. Doanh nghiệp bắt buộc phải đóng thuế xuất nhập khẩu theo quy định trước khi tờ khai được phân luồng chính thức. Thao tác trên phần mềm đòi hỏi sự tập trung cao độ vì việc xin sửa lại tờ khai sau đó tốn khá nhiều thời gian chờ đợi.
Hệ thống phân loại hàng hóa thành ba mức độ rủi ro tương ứng với luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Tờ khai luồng xanh đồng nghĩa với lô hàng được thông qua ngay lập tức, người đại diện chỉ cần mang mã vạch ra cảng thanh lý. Luồng vàng yêu cầu cán bộ chuyên trách xem xét lại bộ chứng từ giấy trước khi ra quyết định cuối cùng.
Lô hàng rơi vào luồng đỏ sẽ phải trải qua bước kiểm tra thực tế tại bãi container. Các cán bộ sẽ mở niêm phong kẹp chì để đối chiếu số lượng và chất lượng hàng bên trong xem có đúng với khai báo ban đầu hay không. Hoàn tất quá trình kiểm tra cẩn thận, lô hàng mới chính thức được cấp phép lên tàu.
Nhiều doanh nghiệp mới tham gia thị trường quốc tế thường bất ngờ với các khoản phí phát sinh tại cảng. Ngoài lệ phí nhà nước cố định thu theo từng tờ khai, chủ hàng còn phải chi trả tiền lưu bãi, phí nâng hạ container và phí cân trọng lượng. Các khoản phí kể trên dao động tùy thuộc vào bảng giá của từng khu vực cảng biển và thời gian lưu giữ hàng thực tế.
Thời gian hoàn thiện toàn bộ giấy phép thông quan cho lô hàng thông thường rơi vào khoảng một đến hai ngày làm việc. Nếu hệ thống mạng ổn định và tờ khai thuộc luồng xanh, mọi việc có thể xong gọn trong vòng vài giờ đồng hồ. Những lô hàng rơi vào luồng đỏ chắc chắn tốn thêm một khoảng thời gian chờ sắp xếp lịch kiểm hóa.
Báo cáo thống kê năm 2025 từ Tổng Cục Hải Quan cho thấy 90% tờ khai xuất khẩu được hệ thống tự động xử lý trong chưa đầy 3 giây. Việc theo dõi lịch tàu chạy giúp bộ phận phụ trách phân bổ thời gian khai báo hợp lý. Chủ hàng luôn cần tính dư ra một khoảng thời gian dự phòng để xử lý các sự cố phát sinh ngoài ý muốn.
Quá trình làm việc rất dễ mắc phải những rủi ro nhỏ nhưng hậu quả để lại vô cùng tốn kém.
Lỗi sai lệch trọng lượng và số lượng giữa phiếu đóng gói và tờ khai là nguyên nhân chính khiến hàng bị chặn lại. Công ty phải đối chiếu chéo nhiều lần dữ liệu từ kho bãi với chứng từ gửi đi. Mọi sai sót đều buộc người khai làm công văn giải trình dài dòng với chi cục.
Các số liệu về mã phân loại hàng hóa cần được xác định thật cẩn thận để áp dụng đúng mức thuế suất quy định. Áp sai mã dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế hoặc bị phạt hành chính nặng nề. Do đó doanh nghiệp nên tham khảo trước biểu thuế do Bộ Tài Chính phát hành mỗi năm để đảm bảo tính chuẩn xác.
Chính sách và quy định quản lý rủi ro liên tục được ban hành mới để phù hợp với tình hình kinh tế thực tế. Người làm công tác giao nhận cần theo dõi thường xuyên các văn bản hướng dẫn từ cơ quan có thẩm quyền. Bỏ lỡ một thông báo quan trọng có thể khiến toàn bộ quy trình cũ bị đình trệ.
Chủ động làm việc với các đơn vị đại lý uy tín là một giải pháp tối ưu cho những công ty mới thành lập. Những người làm dịch vụ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ thực hiện thủ tục hải quan hàng xuất khẩu nhanh chóng nhờ kinh nghiệm xử lý thực tế phong phú. Việc ủy thác giấy tờ giúp công ty có thể dồn toàn bộ nguồn lực vào khâu sản xuất hàng hóa cốt lõi.
Khi lựa chọn VDM Forwarder, các công ty sẽ trút bỏ được gánh nặng lo âu về khâu giao nhận vật tư. Nhờ sở hữu mạng lưới kết nối rộng rãi trên toàn cầu, chúng tôi dễ dàng thiết lập các lộ trình di chuyển an toàn cao đi kèm với mức cước phí cực kỳ tiết kiệm. Nỗi lo về giấy tờ hải quan phức tạp sẽ được giải quyết triệt để bởi những nhân viên am hiểu luật pháp, giúp hàng hóa thông quan nhanh gọn. Thêm vào đó, khâu quản lý tại các kho bãi luôn tuân thủ quy trình kiểm tra nghiêm ngặt nhằm giữ nguyên chất lượng cho mọi sản phẩm. Chúng tôi cũng thường xuyên xây dựng sẵn các phương án xử lý rủi ro để dòng chảy hàng hóa không bao giờ bị đứt đoạn.
Sự an tâm của khách hàng chính là đích đến cuối cùng mà VDM Forwarder luôn hướng tới trong mọi dự án. Tập thể nhân sự tại đây thường xuyên cập nhật kiến thức nghiệp vụ mới để bám sát lịch trình giao hàng đúng như thỏa thuận ban đầu. Hãy gọi trực tiếp cho chúng tôi ngay hôm nay để nhận thông tin tư vấn và lên một kế hoạch vận chuyển phù hợp nhất với tình hình kinh doanh của bạn.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
