Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng nhất trong vận tải quốc tế. Do đó, bất kỳ thông tin sai lệch nào trên văn bản này đều phải trả giá bằng tiền mặt.
Phí sửa vận đơn phát sinh khi chủ hàng phát hiện ra thông tin trên dòng lệnh bị sai sau khi hãng tàu đã phát hành bản chính thức hoặc đã gửi dữ liệu đến cảng đích. Thông thường, các thông tin dễ bị nhầm lẫn bao gồm tên người nhận hàng, số lượng kiện hàng, trọng lượng hoặc mô tả hàng hóa. Hãng tàu sẽ thu một khoản phí cố định để cập nhật lại hệ thống và phát hành lại văn bản mới. Mức phí này dao động tùy thuộc vào thời điểm yêu cầu sửa đổi là trước hay sau khi tàu chạy.
Hệ thống manifest là bản khai báo hải quan về hàng hóa do hãng tàu hoặc đại lý giao nhận nộp cho cơ quan quản lý trước khi tàu cập cảng. Khi thông tin trên vận đơn thay đổi, dữ liệu trên hệ thống manifest cũng phải được chỉnh sửa đồng bộ. Việc xin sửa manifest tại Việt Nam đòi hỏi quy trình xét duyệt khá phức tạp từ cơ quan hải quan. Doanh nghiệp không những phải nộp tiền phạt cho hãng tàu mà còn phải đối mặt với nguy cơ bị phạt hành chính từ cơ quan nhà nước do khai báo thông tin không trùng khớp.
Hãng tàu luôn đưa ra một mốc thời gian quy định gọi là hạn chót nộp thông tin chi tiết để làm vận đơn. Nếu nhân viên logistics không cung cấp chứng từ đúng hạn, hãng tàu sẽ áp dụng mức phạt nộp muộn. Khoản tiền này nhằm bù đắp cho việc chậm trễ trong khâu phát hành chứng từ toàn tàu. Việc nộp muộn còn có thể khiến hàng hóa bị rớt lại cảng do không kịp hoàn thành thủ tục lưu hồ sơ chuyến tuyến.
Chậm trễ trong khâu làm chứng từ xuất nhập khẩu là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại bãi, làm tăng mạnh các loại phí trong logistics liên quan đến yếu tố thời gian.
Khi bộ chứng từ hải quan gặp sự cố hoặc bị bác bỏ, doanh nghiệp không thể mở tờ khai để thông quan hàng hóa. Trong thời gian chờ đợi xử lý giấy tờ, container vẫn phải nằm lại tại bãi cảng. Hãng tàu chỉ cho phép một số ngày miễn phí giới hạn để chủ hàng hoàn thành thủ tục. Quá thời hạn free time này, khoản phí lưu container sẽ bắt đầu được tính và tăng dần theo lũy tiến từng ngày. Đây là gánh nặng tài chính rất lớn đối với các lô hàng bị vướng mắc pháp lý chứng từ kéo dài.
Nhiều người thường nhầm lẫn khoản phí này với phí lưu container của hãng tàu. Đây là số tiền doanh nghiệp phải trả trực tiếp cho đơn vị quản lý cảng để thuê vị trí đặt container trên mặt bãi. Tương tự như phí của hãng tàu, cảng biển cũng áp dụng biểu giá phạt rất cao đối với những kiện hàng không được giải phóng đúng hạn do lỗi thủ tục hành chính.
Đối với hàng nhập khẩu, sau khi thông quan, chủ hàng sẽ kéo container về kho riêng để rút hàng. Nếu chứng từ bàn giao hoặc lệnh giao hàng bị chậm trễ, quy trình kéo container về kho bị lùi lại, dẫn đến việc hoàn trả vỏ container rỗng cho hãng tàu bị quá hạn. Hãng tàu sẽ căn cứ vào số ngày trễ để thu tiền phạt quá hạn vỏ container.
Bên cạnh các văn bản cốt lõi như hóa đơn thương mại hay phiếu đóng gói, các chứng từ bổ trợ cũng tiềm ẩn nguy cơ gây phát sinh các loại phí trong logistics nếu không được kiểm soát chặt chẽ.
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa là cơ sở để doanh nghiệp hưởng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt. Nếu văn bản này bị lỗi chính tả, sai lệch thông tin mã số hàng hóa hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn đối chiếu, cơ quan hải quan sẽ bác bỏ tính hợp lệ. Hậu quả là doanh nghiệp phải nộp bổ sung tiền thuế theo mức thông thường để thông quan, hoặc phải chịu chi phí lưu kho bãi tại cảng trong thời gian xin cấp lại văn bản mới từ nước xuất khẩu.
Quy định quốc tế bắt buộc chủ hàng phải khai báo trọng lượng tổng thể của container một cách chính xác trước khi bốc xếp lên tàu. Nếu số liệu trên phiếu khai báo trọng lượng chênh lệch quá mức cho phép so với thực tế cân tại cảng, container sẽ bị giữ lại. Doanh nghiệp phải trả thêm chi phí cân lại hàng, chi phí đảo chuyển container và tiền phạt từ phía cảng biển hoặc hãng tàu do vi phạm quy định an toàn hàng hải.
Để kiểm soát tốt các loại phí trong logistics phát sinh ngoài ý muốn, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kiểm tra chéo nghiêm ngặt giữa các phòng ban. Người làm nghiệp vụ xuất nhập khẩu phải đối chiếu kỹ lưỡng các thông tin trùng khớp giữa hóa đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng và vận đơn trước khi xác nhận với bên vận chuyển. Việc chủ động nộp hồ sơ sớm trước thời hạn quy định cũng giúp doanh nghiệp có thêm thời gian dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh mà không bị rơi vào khung giờ tính phí phạt của các bên dịch vụ.
Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp trong việc kiểm soát các loại phí trong logistics, VDM Forwarder mang đến giải pháp vận chuyển toàn diện với quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn rà soát kỹ lưỡng mọi chi tiết trên bộ hồ sơ xuất nhập khẩu trước khi tiến hành khai báo, giúp khách hàng hạn chế tối đa các lỗi sai về manifest, vận đơn hay chứng nhận xuất xứ. VDM Forwarder cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa thời gian thông quan, kiểm soát dòng tiền hiệu quả và phòng ngừa mọi rủi ro chi phí phạt phát sinh tại cảng biển.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
