Việc kiểm tra hồ sơ từ sớm giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch thông tin, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận.
Chứng từ là cơ sở để các bên kiểm tra thông tin về hàng hóa, giao dịch và vận chuyển. Với hàng xuất nhập khẩu, hồ sơ còn liên quan trực tiếp đến quá trình khai báo và làm thủ tục hải quan.
Các thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, người gửi, người nhận và cảng đi, cảng đến cần được thể hiện chính xác trên các chứng từ liên quan. Hóa đơn thương mại, Packing List và vận đơn thường được sử dụng để đối chiếu những thông tin này.
Ví dụ, Packing List thể hiện số kiện và trọng lượng hàng, trong khi Bill of Lading ghi nhận thông tin liên quan đến việc vận chuyển đường biển. Nếu dữ liệu giữa các chứng từ có sai lệch, doanh nghiệp có thể phải kiểm tra và điều chỉnh lại hồ sơ.
Đối với hàng xuất khẩu, hồ sơ hải quan có thể bao gồm tờ khai, hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương trong trường hợp phù hợp, cùng giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc diện quản lý. Không phải mọi lô hàng đều cần cùng một bộ chứng từ.
Doanh nghiệp cần xác định loại hình xuất nhập khẩu và đặc điểm hàng hóa trước khi chuẩn bị hồ sơ. Việc này giúp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ bắt buộc hoặc chuẩn bị những giấy tờ không cần thiết.
Chứng từ được sử dụng xuyên suốt quá trình vận chuyển đường biển, từ lúc chuẩn bị hàng đến khi giao nhận. Những sai lệch về tên hàng, số lượng, người nhận hoặc thông tin vận chuyển có thể khiến các bên phải kiểm tra và xử lý lại.
Đặc biệt, Bill of Lading là chứng từ quan trọng trong vận tải biển, gắn với hợp đồng vận chuyển và việc người vận chuyển tiếp nhận hoặc xếp hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin trên vận đơn trước khi sử dụng cho các bước giao nhận tiếp theo.
Tùy từng lô hàng, doanh nghiệp có thể cần những loại hồ sơ khác nhau. Tuy nhiên, một số chứng từ thường gặp gồm các giấy tờ thương mại và chứng từ phục vụ quá trình vận chuyển.
Commercial Invoice thể hiện các thông tin cơ bản của giao dịch như người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, đơn giá và trị giá. Trong một số trường hợp, hóa đơn thương mại là thành phần của hồ sơ hải quan theo quy định.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên hàng, số lượng, trị giá và thông tin các bên trước khi sử dụng. Các thông tin quan trọng cũng cần thống nhất với những chứng từ khác trong cùng lô hàng.
Packing List thể hiện cách hàng hóa được đóng gói, số kiện, trọng lượng và các thông tin liên quan đến từng kiện hàng. Chứng từ này giúp các bên thuận tiện hơn khi kiểm tra và đối chiếu hàng hóa trong quá trình giao nhận.
Ví dụ, với lô hàng gồm nhiều thùng có quy cách khác nhau, Packing List cần thể hiện rõ số lượng và trọng lượng tương ứng. Thông tin trên phiếu nên được kiểm tra với hàng thực tế trước khi vận chuyển.
Bill of Lading là chứng từ vận tải gắn với hợp đồng vận chuyển bằng đường biển và việc người vận chuyển tiếp nhận hoặc xếp hàng. Đây là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
Khi kiểm tra vận đơn, doanh nghiệp nên chú ý thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, cảng xếp và cảng dỡ. Phát hiện sai sót sớm sẽ giúp thuận tiện hơn cho việc điều chỉnh.
Hợp đồng mua bán thể hiện thỏa thuận giữa người bán và người mua về hàng hóa, giá trị giao dịch, điều kiện mua bán và trách nhiệm của các bên. Đây cũng là cơ sở để đối chiếu thông tin khi lập các chứng từ thương mại.
Tuy nhiên, hợp đồng mua bán không nên được hiểu là chứng từ bắt buộc phải nộp trong mọi bộ hồ sơ hải quan. Doanh nghiệp cần căn cứ vào từng loại hình và yêu cầu cụ thể của lô hàng.
Khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp cần xác định loại hàng và yêu cầu quản lý trước khi chuẩn bị hồ sơ. Một số chứng từ có thể cần gồm:
Không phải mọi lô hàng xuất khẩu đều cần toàn bộ các chứng từ trên. Doanh nghiệp nên xác định yêu cầu cụ thể của hàng hóa và thị trường trước khi hoàn thiện hồ sơ để tránh thiếu giấy tờ khi làm thủ tục.
Nếu phát hiện chứng từ có sai sót, doanh nghiệp nên xử lý sớm thay vì chờ đến khi hàng đã vận chuyển. Việc kiểm tra sớm giúp xác định chứng từ cần điều chỉnh và phối hợp với các bên liên quan.
Doanh nghiệp nên thông báo cho đơn vị vận chuyển hoặc đơn vị logistics ngay khi phát hiện thông tin không chính xác. Các bên có thể cùng đối chiếu Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading và hồ sơ hải quan để xác định nội dung cần xử lý.
Nếu sai sót liên quan đến thủ tục hải quan, việc điều chỉnh cần thực hiện theo quy định và tình trạng thực tế của tờ khai. Chủ động phối hợp sớm giúp hạn chế ảnh hưởng đến kế hoạch vận chuyển và giao nhận.
Doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ ngay từ khi lên kế hoạch vận chuyển, thay vì chờ hàng ra cảng mới rà soát. Các thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, người gửi, người nhận và cảng đi, cảng đến cần được đối chiếu.
Với doanh nghiệp thường xuyên vận chuyển đường biển, có thể xây dựng checklist riêng cho từng loại hàng. Cách làm này giúp phát hiện sai lệch sớm và chủ động phối hợp với đơn vị logistics trước khi phát sinh vấn đề.
Trong quá trình vận chuyển đường biển, việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ cần được thực hiện từ sớm để hạn chế sai lệch thông tin giữa các hồ sơ. VDM Forwarder hỗ trợ doanh nghiệp rà soát các chứng từ liên quan như Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading và những hồ sơ cần thiết theo đặc điểm từng lô hàng.
Bên cạnh việc hỗ trợ vận chuyển, VDM Forwarder phối hợp với khách hàng và các bên liên quan để kiểm tra thông tin chứng từ, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và kịp thời trao đổi khi phát sinh sai sót. Cách phối hợp này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị hàng, làm thủ tục và giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
