Hiểu rõ chỉ số OTIF, cách tính và các yếu tố ảnh hưởng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động logistics, tối ưu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
OTIF được xem là một trong những KPI quan trọng phản ánh hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng. Thay vì chỉ đánh giá hàng hóa có được giao hay không, OTIF đo lường khả năng doanh nghiệp thực hiện đúng những gì đã cam kết với khách hàng về thời gian và số lượng.
OTIF là viết tắt của On Time In Full, nghĩa là giao hàng đúng thời gian và đủ số lượng. Một đơn hàng chỉ được ghi nhận đạt OTIF khi đáp ứng đồng thời hai điều kiện: giao trong thời gian đã cam kết và giao đủ số lượng, đúng chủng loại theo đơn đặt hàng. Nếu giao đúng hạn nhưng thiếu hàng hoặc giao đủ hàng nhưng chậm thời gian, đơn hàng vẫn không đạt OTIF.
Trong thực tế, OTIF được áp dụng rộng rãi trong sản xuất, bán lẻ, xuất nhập khẩu và logistics. Các doanh nghiệp lớn thường đưa OTIF vào hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả của bộ phận kho, vận tải, nhà cung cấp và đơn vị logistics. Đây cũng là tiêu chí được nhiều khách hàng quốc tế sử dụng khi lựa chọn đối tác vận chuyển.
Để OTIF phản ánh đúng hiệu quả vận hành, doanh nghiệp cần thống nhất tiêu chí thế nào là "đúng thời gian" và "đủ số lượng" ngay từ đầu. Đây là cơ sở để đánh giá khách quan giữa doanh nghiệp, khách hàng và đơn vị logistics.
Công thức OTIF được sử dụng phổ biến là:
OTIF (%) = (Số đơn hàng giao đúng hạn và đủ số lượng / Tổng số đơn hàng) × 100
Ví dụ: rong tháng doanh nghiệp giao 500 đơn hàng, có 470 đơn đáp ứng đồng thời cả hai điều kiện về thời gian và số lượng thì:
OTIF = (470 / 500) × 100 = 94%
Nhiều doanh nghiệp đặt mục tiêu OTIF từ 95% trở lên, tuy nhiên mức phù hợp còn phụ thuộc vào đặc thù từng ngành và yêu cầu của khách hàng.
Một đơn hàng được xem là đạt OTIF khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đã thống nhất giữa hai bên, bao gồm giao trong khung thời gian cam kết, đúng địa điểm nhận hàng, đủ số lượng, đúng chủng loại và không phát sinh sai lệch ảnh hưởng đến việc tiếp nhận hàng hóa.
Đối với vận chuyển đường biển, doanh nghiệp còn cần kiểm soát các mốc như thời gian đóng hàng, thời gian tàu chạy, thời gian cập cảng và thời gian giao container. Việc phối hợp chặt chẽ giữa chủ hàng, hãng tàu, cảng biển và đơn vị logistics sẽ góp phần duy trì tỷ lệ OTIF ổn định.
Chỉ số OTIF chịu tác động từ nhiều khâu trong chuỗi cung ứng. Chỉ cần một mắt xích gặp vấn đề, toàn bộ quá trình giao hàng có thể bị ảnh hưởng và làm giảm tỷ lệ OTIF.
Nếu doanh nghiệp dự báo nhu cầu chưa chính xác hoặc quản lý tồn kho chưa tốt, hàng hóa có thể không đủ để hoàn thành đơn hàng đúng thời điểm. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến đơn hàng bị giao thiếu hoặc phải chia thành nhiều lần giao.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc thiếu nguyên liệu hoặc chậm hoàn thiện sản xuất cũng có thể làm lỡ lịch đóng container và ảnh hưởng đến kế hoạch vận chuyển đường biển quốc tế.
Hoạt động vận chuyển có thể chịu ảnh hưởng bởi thời tiết, tắc nghẽn cảng biển, thay đổi lịch tàu, kiểm tra hải quan hoặc các sự cố phát sinh trên tuyến vận tải. Những yếu tố này đều có thể khiến hàng hóa đến chậm hơn thời gian đã cam kết.
Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với đơn vị logistics có mạng lưới đại lý rộng và khả năng cập nhật lịch trình thường xuyên nhằm giảm thiểu rủi ro chậm giao hàng.
Việc nâng cao OTIF cần được thực hiện đồng bộ từ khâu lập kế hoạch, quản lý tồn kho đến vận chuyển và chăm sóc khách hàng. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng chuỗi cung ứng ổn định và bền vững.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình từ khi tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho, chuẩn bị hàng, đóng gói đến giao nhận. Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm rõ ràng và phối hợp xuyên suốt để hạn chế sai sót.
Việc thường xuyên theo dõi các KPI logistics cùng OTIF cũng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những công đoạn có nguy cơ gây chậm tiến độ.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, lựa chọn đơn vị logistics có kinh nghiệm vận chuyển đường biển là yếu tố quan trọng để duy trì OTIF ở mức cao. Một đối tác am hiểu lịch tàu, quy trình hải quan và hệ thống cảng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch giao hàng.
Bên cạnh đó, việc trao đổi thông tin thường xuyên giữa doanh nghiệp và đối tác logistics cũng giúp xử lý nhanh các thay đổi về lịch tàu, chứng từ hoặc yêu cầu của khách hàng, từ đó giảm nguy cơ phát sinh chậm trễ.
VDM Forwarder cung cấp giải pháp logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát quá trình vận chuyển container, từ xây dựng kế hoạch vận chuyển, theo dõi lịch trình đến phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh. Với kinh nghiệm trong vận tải biển và xử lý hàng xuất nhập khẩu, VDM Forwarder giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đảm bảo tiến độ giao hàng, hạn chế rủi ro ảnh hưởng đến chỉ số OTIF.
Đội ngũ chuyên viên của VDM Forwarder hỗ trợ tư vấn phương án vận chuyển phù hợp, kết nối với hãng tàu, cảng biển và các bên liên quan để theo dõi tình trạng lô hàng xuyên suốt quá trình vận chuyển. Các giải pháp được triển khai dựa trên nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả logistics, tối ưu quy trình giao nhận và duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
