Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết về các bước thực hiện để bạn nắm vững nghiệp vụ quan trọng này.
Trước khi đi sâu vào quy trình, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của Hàng lẻ LCL (Less than Container Load). Đây là hình thức vận chuyển mà trong đó hàng hóa của nhiều chủ hàng khác nhau được xếp chung vào một container. Người làm dịch vụ gom hàng (Consolidator) sẽ chịu trách nhiệm đóng các lô Hàng lẻ LCL này vào container tại kho và vận chuyển đến cảng đích.
Phương thức này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí đáng kể vì họ chỉ phải trả cước phí cho không gian mà hàng hóa của mình chiếm dụng. Dù vậy, do đặc thù là hàng ghép chung nên quy trình xử lý chứng từ, thời gian vận chuyển và các bước giao nhận tại cảng sẽ có những điểm khác biệt cần lưu ý kỹ lưỡng.
Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu, việc nắm rõ quy trình nhận Hàng lẻ LCL giúp tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi và đảm bảo hàng về kho đúng tiến độ. Dưới đây là các bước cụ thể bạn cần thực hiện.
Khi tàu chở Hàng lẻ LCL chuẩn bị cập cảng, đại lý hãng tàu hoặc công ty Forwarder sẽ gửi Giấy báo hàng đến (Notice of Arrival) cho người nhận hàng. Trên giấy báo này chứa các thông tin quan trọng như tên tàu, số chuyến, số vận đơn, địa điểm lưu kho hàng và các khoản phí cần thanh toán.
Sau khi nhận được thông báo, bạn cần mang bộ chứng từ bao gồm vận đơn gốc (Bill of Lading), giấy giới thiệu và căn cước công dân đến văn phòng đại lý để đóng phí và lấy Lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order). Đối với Hàng lẻ LCL, lệnh giao hàng này rất quan trọng vì nó là cơ sở để bạn có thể tiến hành làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại kho. Bạn hãy kiểm tra thật kỹ hạn lệnh trên D/O để đảm bảo lệnh còn hiệu lực cho đến ngày lấy hàng.
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu Hàng lẻ LCL là khai báo hải quan. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS. Dựa trên thông tin từ hợp đồng, hóa đơn thương mại (Invoice), danh sách đóng gói (Packing List) và vận đơn, bạn tiến hành lên tờ khai.
Sau khi tờ khai được truyền đi và hệ thống phân luồng, bạn sẽ thực hiện các thủ tục tương ứng với luồng Xanh, Vàng hoặc Đỏ. Với Hàng lẻ LCL, việc kiểm hóa (nếu rơi vào luồng Đỏ) sẽ diễn ra tại kho CFS (Container Freight Station). Bạn cần liên hệ với cán bộ hải quan giám sát kho để đăng ký kiểm tra hàng hóa thực tế. Khi tờ khai đã được thông quan, bạn đóng lệ phí hải quan và in mã vạch để chuẩn bị cho bước nhận hàng cuối cùng.
Khác với hàng nguyên container, Hàng lẻ LCL sau khi dỡ khỏi tàu sẽ được đưa về kho CFS để tiến hành khai thác (rút hàng ra khỏi container). Bạn cần cầm Lệnh giao hàng (D/O) đã có xác nhận của hải quan, mã vạch tờ khai và phiếu xuất kho xuống bộ phận thương vụ tại cảng hoặc kho để đóng phí lao vụ, phí lưu kho (nếu có).
Sau khi hoàn tất đóng phí, bạn sẽ nhận được phiếu xuất kho. Hãy mang phiếu này đến gặp thủ kho để xác định vị trí lô Hàng lẻ LCL của mình. Tại đây, xe tải của bạn sẽ được điều phối vào vị trí nhận hàng. Bạn cần kiểm tra kỹ tình trạng bao bì, số lượng kiện hàng thực tế so với chứng từ trước khi ký vào biên bản giao nhận. Nếu phát hiện hàng hóa bị móp méo hay hư hỏng, hãy yêu cầu lập biên bản hiện trạng ngay lập tức để làm cơ sở khiếu nại sau này.
Bên cạnh chiều nhập khẩu, quy trình xuất khẩu Hàng lẻ LCL cũng đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo hàng hóa kịp lên tàu.
Việc đóng gói Hàng lẻ LCL cần tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn vì hàng của bạn sẽ được xếp chung với hàng của người khác. Bạn nên đóng kiện gỗ, pallet chắc chắn và dán nhãn (Shipping Mark) rõ ràng trên từng kiện hàng. Nhãn hàng hóa cần thể hiện đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, trọng lượng và kích thước để tránh thất lạc tại kho CFS.
Sau khi đã có Booking từ Forwarder, bạn vận chuyển Hàng lẻ LCL đến kho CFS được chỉ định. Tại đây, bạn cần đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu và nộp cho hải quan giám sát kho để thanh lý tờ khai. Sau khi hải quan đóng dấu "Hàng qua khu vực giám sát", bạn nộp hồ sơ cho bộ phận kho để họ tiến hành đo đạc kích thước, cân trọng lượng thực tế.
Kho sẽ phát hành Biên bản giao nhận hàng hóa (Dock Receipt). Đây là chứng từ xác nhận kho đã nhận đủ số lượng Hàng lẻ LCL của bạn. Dựa trên số liệu thực tế này, người gom hàng sẽ tính toán cước phí chính thức và lên kế hoạch đóng hàng vào container. Bạn cần lưu giữ biên bản này cẩn thận để đối chiếu trong trường hợp có tranh chấp về số lượng hay tình trạng hàng hóa.
Để quy trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm mấu chốt. Thời gian cắt máng (Closing time) của Hàng lẻ LCL thường sớm hơn so với hàng FCL do cần thời gian gom hàng và đóng container. Bạn nên đưa hàng đến kho sớm để tránh rớt tàu.
Chi phí Local Charge tại cảng đích cho Hàng lẻ LCL đôi khi khá cao nếu không kiểm tra trước. Nhiều trường hợp cước biển rất rẻ nhưng phí tại kho (CFS charge, THC, phí lao vụ...) lại rất lớn. Do đó, bạn cần yêu cầu đơn vị vận chuyển báo giá trọn gói hoặc liệt kê chi tiết các đầu phí này ngay từ đầu.
Chứng từ cho Hàng lẻ LCL cần sự chính xác tuyệt đối. Sai lệch về số khối (CBM) hay trọng lượng (Gross Weight) giữa Booking và thực tế có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc điều chỉnh cước phí, gây chậm trễ cho cả lô hàng chung trong container.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để xử lý các lô Hàng lẻ LCL, VDM Forwarder chính là sự lựa chọn tối ưu. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực logistics, chúng tôi hiểu rõ từng ngóc ngách của quy trình giao nhận tại các cảng biển lớn như Cát Lái, Hải Phòng, Đà Nẵng.
Tại VDM Forwarder (website: vantaiduongbien.com.vn), chúng tôi cung cấp giải pháp vận chuyển Hàng lẻ LCL toàn diện, từ khâu tư vấn đóng gói, hỗ trợ thủ tục hải quan đến việc theo dõi hành trình hàng hóa 24/7. Chúng tôi cam kết mang đến mức cước phí cạnh tranh, minh bạch về các khoản Local Charge và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa của bạn. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của VDM Forwarder luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn giải quyết mọi vấn đề phát sinh tại cảng, giúp dòng chảy hàng hóa của doanh nghiệp luôn thông suốt và hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được báo giá tốt nhất cho lô hàng tiếp theo của bạn.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
