Nếu bạn đang chuẩn bị xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển hoặc cần tìm giải pháp khai báo hải quan hiệu quả, nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình và những điểm cần lưu ý trước khi thực hiện.
Khai báo hải quan là nội dung cốt lõi trong toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Trước khi hàng hóa được phép thông quan qua cửa khẩu, doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền bắt buộc phải thực hiện khai báo hải quan với cơ quan hải quan theo đúng quy định pháp luật.
Khai báo hải quan là việc người khai hải quan cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu cho cơ quan hải quan thông qua tờ khai. Nội dung khai báo bao gồm thông tin người xuất nhập khẩu, người nhận hàng, loại hình xuất nhập khẩu, tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS, phương thức vận chuyển, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng cùng các chứng từ kèm theo.
Theo quy định hiện hành, khai báo hải quan được thực hiện chủ yếu trên hệ thống điện tử và người khai phải chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý về tính trung thực của nội dung đã khai. Trong thực tế, những sai sót như khai thiếu thông tin hoặc không đồng nhất giữa chứng từ và tờ khai là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc kiểm tra kéo dài.
Trong hoạt động vận tải đường biển, khai báo hải quan là khâu kiểm soát then chốt giúp quản lý dòng hàng hóa ra vào quốc gia. Thông qua việc khai báo, cơ quan chức năng thực hiện quản lý thuế, kiểm soát chính sách mặt hàng, kiểm tra nguồn gốc xuất xứ và đảm bảo an ninh thương mại.
Đối với doanh nghiệp, khai báo hải quan đúng và kịp thời giúp hàng hóa được phân luồng thuận lợi, hạn chế tình trạng lưu container tại cảng. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp phát sinh chi phí lớn chỉ vì khai sai mã HS hoặc chậm khai báo khiến hàng bị ùn ứ trong thời gian cao điểm.
Việc lựa chọn hình thức khai báo hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan và khả năng kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp.
Khai báo hải quan điện tử hiện nay không chỉ là hình thức phổ biến mà gần như đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết các loại hình xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ khai báo hải quan thực hiện khai báo thông qua hệ thống thông quan tự động, sử dụng chữ ký số để truyền dữ liệu tờ khai.
Từ năm 2026, khai báo điện tử không đơn thuần là nhập liệu mà là quá trình kết nối dữ liệu giữa hải quan, cảng biển, hãng tàu và các cơ quan quản lý chuyên ngành. Điều này đòi hỏi thông tin khai báo phải đồng bộ ngay từ đầu để tránh phát sinh kiểm tra chéo.
Khai báo hải quan truyền thống bằng hồ sơ giấy hiện nay chỉ còn áp dụng trong một số trường hợp rất hạn chế. Các tình huống này bao gồm hành lý ký gửi của người nhập cảnh, hàng quà biếu tặng phi mậu dịch hoặc khi hệ thống quốc gia gặp sự cố bất khả kháng. Trong vận tải đường biển thương mại, hình thức này hầu như không còn được áp dụng.
Đối với hàng xuất khẩu, khai báo hải quan tập trung vào các thông tin liên quan đến hợp đồng thương mại, hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn đường biển. Theo quy định, hàng xuất khẩu chỉ được khai báo sau khi đã tập kết tại địa điểm mà người khai thông báo với hải quan và chậm nhất là bốn giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
Hàng nhập khẩu có yêu cầu khai báo chặt chẽ hơn, đặc biệt với máy móc, thiết bị hoặc nguyên liệu sản xuất. Doanh nghiệp được phép khai báo trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn ba mươi ngày kể từ ngày hàng đến. Tuy nhiên, việc khai báo chậm hoặc khai sai trị giá, mã HS có thể dẫn đến truy thu thuế và xử phạt sau thông quan.
Quy trình khai báo hải quan năm 2026 được xây dựng trên nền tảng hải quan số và quản lý rủi ro, yêu cầu doanh nghiệp hiểu rõ từng bước để chủ động xử lý.
Bước đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phù hợp với loại hình xuất nhập khẩu. Các chứng từ cần đảm bảo thống nhất về thông tin tên hàng, số lượng, trị giá và đối tác. Với hàng vận tải đường biển, vận đơn là chứng từ then chốt vì liên quan trực tiếp đến việc nhận hàng tại cảng.
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người khai tiến hành nhập dữ liệu lên hệ thống. Việc nhập liệu cần đặc biệt chú ý đến mã HS, vì đây là yếu tố quyết định mức thuế và chính sách quản lý. Trong thực tế, khai sai mã HS là lỗi phổ biến nhất và cũng là nguyên nhân dẫn đến xử phạt hành chính nặng về thuế.
Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng. Luồng xanh cho phép thông quan ngay mà không cần kiểm tra hồ sơ hay hàng hóa. Luồng vàng yêu cầu kiểm tra chi tiết hồ sơ, chỉ khi hồ sơ phù hợp mới được thông quan. Luồng đỏ là mức kiểm tra cao nhất, kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa và hồ sơ.
Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt và khai báo chính xác thường có tỷ lệ luồng xanh cao hơn, giúp rút ngắn đáng kể thời gian thông quan.
Với các tờ khai luồng vàng và luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra theo mức độ rủi ro. Sau khi hoàn tất kiểm tra và doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, hàng hóa được phép thông quan và đưa về kho hoặc tiếp tục vận chuyển nội địa.
Trong bối cảnh năm 2026, việc thông quan còn gắn với cơ chế một cửa quốc gia, cho phép doanh nghiệp nộp chứng từ trên một hệ thống duy nhất để các bộ ngành cùng xử lý. Đồng thời, các quy định về logistics xanh và giảm phát thải carbon bắt đầu tác động đến nội dung khai báo đối với một số nhóm hàng, đòi hỏi doanh nghiệp cần cập nhật sớm để tránh bị động.
Hồ sơ khai báo hải quan là yếu tố quyết định trực tiếp đến tiến độ thông quan của lô hàng. Trong vận tải đường biển, việc chuẩn bị đầy đủ và thống nhất hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị kiểm tra kéo dài, phát sinh chi phí lưu container và lưu bãi tại cảng.
Thông thường, bộ hồ sơ khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bao gồm các chứng từ cơ bản sau:
Việc kiểm tra và đối chiếu kỹ hồ sơ trước khi khai báo là bước quan trọng giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo lô hàng vận tải đường biển được xử lý đúng tiến độ.
Doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu, doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu máy móc, nguyên liệu hoặc có khối lượng hàng lớn qua cảng biển nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan. Việc thuê đơn vị chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ và hạn chế rủi ro pháp lý.
Đơn vị dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ, khai báo trên hệ thống đến phối hợp làm thủ tục tại cảng. Sau khi thông quan, đơn vị logistics còn hỗ trợ các bước tiếp theo như nộp thuế điện tử, lấy lệnh giao hàng tại hãng tàu và đổi lệnh tại cảng để nhận container.
Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí vận hành trong toàn bộ chuỗi vận tải đường biển.
Khi lựa chọn đơn vị khai báo hải quan, doanh nghiệp nên ưu tiên các đại lý làm thủ tục hải quan được cấp phép, sử dụng chữ ký số của chính đơn vị và chịu trách nhiệm liên đới về nội dung khai báo. Đây cũng là tiêu chí mà VDM FORWARDER tuân thủ trong quá trình cung cấp dịch vụ, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và yên tâm khi ủy quyền.
Bên cạnh đó, một đơn vị uy tín cần có kinh nghiệm thực tế trong vận tải đường biển, am hiểu quy trình làm việc tại cảng và có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh. Đây là nền tảng giúp việc khai báo hải quan diễn ra thuận lợi, đặc biệt với các lô hàng có yêu cầu cao về thời gian và chi phí.
Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực logistics, VDM Forwarder hiểu rõ những vướng mắc doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện khai báo hải quan cho hàng hóa vận chuyển bằng đường biển. Chúng tôi cung cấp dịch vụ khai báo hải quan phù hợp theo từng loại hàng và từng tuyến vận tải, hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thông quan đúng quy định và đúng tiến độ.
Bên cạnh dịch vụ khai báo hải quan, VDM Forwarder còn triển khai các giải pháp logistics liên quan như vận tải đường biển, vận chuyển container nội địa và phối hợp xử lý thủ tục tại cảng. Đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm theo sát hồ sơ và quá trình thông quan, chủ động hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các phát sinh với hải quan, hãng tàu và cảng biển.
VDM Forwarder hướng đến vai trò đối tác logistics lâu dài, đồng hành cùng doanh nghiệp trong hoạt động khai báo hải quan và vận tải đường biển, giúp kiểm soát chi phí, hạn chế rủi ro và đảm bảo chuỗi giao nhận hàng hóa diễn ra ổn định trên toàn quốc.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
