Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ các loại chi phí là yếu tố sống còn để đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một trong những vấn đề khiến những người mới vào nghề đau đầu nhất chính là các loại phụ phí lưu kho bãi. Hai khái niệm Demurrage và Detention thường xuyên bị nhầm lẫn dẫn đến những sai sót trong việc dự toán ngân sách. Việc nhầm lẫn này khiến nhiều công ty phải trả những khoản hóa đơn khổng lồ mà lẽ ra họ có thể chủ động phòng tránh được.
Ngành vận tải container hiện nay đang có những biến đổi nhanh chóng về quy trình và biểu phí. Các hãng tàu lớn liên tục cập nhật những quy định mới nhằm tối ưu hóa vòng quay của thiết bị. Nếu bạn không nắm chắc định nghĩa và cách vận hành của các loại phí này, việc bị động trong khâu lấy hàng hay trả vỏ là điều khó tránh khỏi. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết giúp bạn nắm vững kiến thức về phí lưu bãi để tự tin hơn khi thực hiện các lô hàng quốc tế.
Demurrage, viết tắt là DEM, là phí lưu container tại cảng mà hãng tàu thu của chủ hàng. Bản chất của khoản phí này xuất phát từ việc container chiếm dụng diện tích bãi tại cảng quá thời gian quy định. Khi container hàng nhập được dỡ từ tàu xuống cầu cảng, hãng tàu sẽ cho phép bạn để hàng tại đó trong một khoảng thời gian miễn phí nhất định.
Thông thường, mỗi hãng tàu sẽ có quy định riêng về số ngày miễn phí DEM cho khách hàng. Con số này dao động từ 3 đến 7 ngày tùy thuộc vào loại hợp đồng và quy mô lô hàng của bạn. Thời gian này được gọi là Free Time DEM. Điểm bắt đầu tính phí thường là từ ngày container được dỡ xuống bãi cảng. Nếu bạn chưa hoàn tất thủ tục hải quan hoặc chưa thể kéo hàng về kho trong số ngày miễn phí đó, phí DEM sẽ bắt đầu phát sinh.
Mức phí này không cố định mà thường tính theo lũy tiến. Nghĩa là những ngày đầu tiên quá hạn mức phí có thể thấp, nhưng càng về sau số tiền phải trả mỗi ngày sẽ tăng lên rất nhanh. Việc nắm bắt chính xác ngày tàu cập cảng và ngày dỡ hàng là cực kỳ quan trọng trong quy trình vận tải container để bạn kịp thời xử lý hồ sơ.
Có rất nhiều lý do khiến doanh nghiệp phải trả thêm phí DEM khi làm hàng. Nguyên nhân phổ biến nhất là sự chậm trễ trong khâu làm thủ tục hải quan. Có thể do chứng từ bị sai sót, thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc hàng hóa bị giữ lại kiểm hóa lâu hơn dự kiến. Ngoài ra, tình trạng tắc nghẽn tại cảng hoặc thiếu phương tiện vận chuyển cũng khiến hàng hóa nằm lại bãi lâu hơn. Trong hoạt động vận tải container, việc chủ động chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác là cách tốt nhất để rút ngắn thời gian container nằm tại cảng.
Ngược lại với DEM, Detention hay còn gọi là phí DET là phí lưu container tại kho riêng của chủ hàng. Đây là phí mà bạn phải trả cho hãng tàu vì việc giữ thiết bị của họ quá lâu so với thỏa thuận. Khi bạn kéo container ra khỏi cổng cảng để mang về kho rút hàng hoặc đóng hàng, hãng tàu sẽ bắt đầu theo dõi thời gian bạn giữ chiếc container đó.
Phí DET được tính từ khi container được kéo ra khỏi cảng cho đến khi vỏ container rỗng được trả về đúng vị trí quy định của hãng tàu, thường là các Depot hoặc cảng ban đầu.
Tương tự như DEM, bạn cũng sẽ có một khoảng thời gian miễn phí gọi là Free Time DET. Nếu lô hàng của bạn gặp trục trặc tại kho như công nhân bốc xếp chậm, máy móc hỏng hoặc kho bãi quá tải không có chỗ hạ hàng, bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng quá hạn trả vỏ.
Trong chuỗi cung ứng vận tải container, việc điều phối xe kéo và nhân sự kho bãi nhịp nhàng là chìa khóa để tránh phí DET. Nhiều người mới thường chủ quan cho rằng khi hàng đã ra khỏi cảng là đã an toàn, nhưng thực tế phí DET có thể đắt đỏ tương đương hoặc thậm chí hơn phí DEM nếu bạn giữ vỏ container quá lâu.
Để không phải mất tiền cho phí DET, doanh nghiệp cần có sự giám sát chặt chẽ đối với các đơn vị vận tải bộ. Bạn cần yêu cầu tài xế báo cáo ngay khi hạ hàng xong và thực hiện việc trả vỏ về bãi sớm nhất có thể. Việc kiểm tra thông tin về bãi trả vỏ trên lệnh giao hàng cũng rất cần thiết. Đôi khi hãng tàu thay đổi vị trí trả vỏ sang một Depot xa hơn, việc này gây tốn thêm thời gian di chuyển và tiềm ẩn rủi ro phát sinh phí DET trong hoạt động vận tải container.
Để phân biệt hai loại phí này một cách đơn giản, bạn chỉ cần nhớ vào vị trí của container và trạng thái của hàng hóa. Phí DEM xảy ra khi container còn nằm trong cảng và chưa được kéo đi. Phí DET xảy ra khi container đã rời khỏi bãi cảng và đang ở trong sự quản lý của chủ hàng.
Có một mẹo nhỏ cho người mới là chia quy trình thành hai giai đoạn. Giai đoạn một tại cảng là DEM, giai đoạn hai ngoài cảng là DET. Một điểm khác biệt nữa là phí DEM thường bao gồm cả phí lưu bãi của cảng và phí thuê container của hãng tàu. Trong khi đó, phí DET thuần túy là tiền thuê thiết bị của hãng tàu khi bạn mang nó ra khỏi khu vực cảng. Việc hiểu rõ ranh giới giữa hai loại phí này giúp bạn biết được mình đang gặp vấn đề ở khâu nào để tìm cách giải quyết nhanh nhất trong quá trình thực hiện dịch vụ vận tải container.
Hiện nay, để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, nhiều hãng tàu áp dụng chính sách gộp chung thời gian miễn phí cho cả DEM và DET. Thuật ngữ chuyên môn gọi đây là Combined Free Time. Thay vì tách riêng ví dụ 5 ngày DEM và 5 ngày DET, hãng tàu sẽ cho bạn tổng cộng 10 ngày để hoàn thành việc lấy hàng, rút hàng và trả vỏ.
Cơ chế này mang lại sự linh hoạt rất lớn cho doanh nghiệp. Nếu bạn hoàn thành thủ tục hải quan nhanh và lấy hàng ra khỏi cảng chỉ trong 2 ngày, bạn sẽ có thêm 8 ngày còn lại để xử lý tại kho và trả vỏ mà không lo bị tính phí. Tuy nhiên, bạn cần phải yêu cầu rõ ràng với hãng tàu hoặc đơn vị Forwarder về việc áp dụng chính sách này ngay từ khi đặt chỗ. Việc nắm bắt các ưu đãi về thời gian gộp là một kỹ năng quan trọng khi làm việc trong ngành vận tải container.
D&D là cách gọi chung của Demurrage và Detention. Có rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn đến việc phát sinh các khoản phí này. Đầu tiên phải kể đến là việc thiếu thông tin giữa các bộ phận. Bộ phận chứng từ không nộp hồ sơ kịp lúc, bộ phận kho lại không biết chính xác khi nào hàng về bãi để chuẩn bị người làm.
Một nguyên nhân khác là do lịch trình tàu thay đổi đột ngột. Trong vận tải container, việc tàu cập sớm hơn hoặc trễ hơn dự kiến là chuyện bình thường. Nếu doanh nghiệp không theo dõi lịch tàu sát sao trên website của hãng tàu, bạn sẽ bị động trong việc sắp xếp xe kéo. Ngoài ra, các yếu tố về thời tiết, đình công tại cảng hoặc các quy định kiểm dịch mới cũng là những tác nhân gây chậm trễ mà chủ hàng đôi khi không thể lường trước được.
Để tối ưu chi phí trong vận tải container, việc đầu tiên bạn nên làm là đàm phán thêm thời gian miễn phí ngay từ lúc mua cước. Với những lô hàng có khối lượng lớn hoặc đi thường xuyên, hãng tàu thường sẵn lòng tăng thêm vài ngày Free Time nếu bạn khéo léo thương lượng.
Thứ hai, hãy tận dụng các bãi container khô hoặc kho ngoại quan gần cảng để hạ hàng nếu kho của bạn quá xa hoặc đang quá tải. Việc này giúp bạn trả vỏ container rỗng kịp thời để tránh phí DET cao. Thứ ba, luôn chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan từ sớm, thậm chí là trước khi tàu cập cảng. Việc khai báo hải quan từ xa và chuẩn bị sẵn các loại giấy phép sẽ giúp rút ngắn tối đa thời gian container phải nằm lại bãi. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng luôn là yếu tố quyết định sự thành công trong hoạt động vận tải container.
Công nghệ hiện nay cho phép chúng ta theo dõi vị trí của container theo thời gian thực. Việc sử dụng các ứng dụng Track and Trace của hãng tàu giúp bạn biết được container đã được dỡ xuống bãi hay chưa, đang ở vị trí nào. Thông tin này cực kỳ hữu ích để bộ phận vận tải điều phối xe tải vào cảng lấy hàng ngay khi container sẵn sàng.
Việc bỏ qua bước theo dõi này thường dẫn đến tình trạng hàng đã dỡ xuống bãi 2 ngày rồi chủ hàng mới biết để đi lấy, làm lãng phí thời gian miễn phí quý giá. Trong môi trường kinh doanh vận tải container đầy cạnh tranh, mỗi ngày tiết kiệm được tiền lưu bãi đều góp phần tăng thêm sức mạnh tài chính cho doanh nghiệp của bạn.
Bạn cần lưu ý rằng phí lưu container không phải là một con số cố định cho suốt quá trình. Hãng tàu thường áp dụng biểu phí bậc thang. Ví dụ, từ ngày 1 đến ngày 3 sau khi hết hạn miễn phí, mức phí có thể là 50 USD mỗi ngày. Nhưng từ ngày thứ 4 đến ngày thứ 7, mức phí có thể nhảy lên 100 USD. Và từ ngày thứ 8 trở đi, bạn có thể phải trả 200 USD hoặc cao hơn.
Việc để container quá hạn lâu ngày có thể dẫn đến những khoản nợ lên tới hàng ngàn USD chỉ trong một thời gian ngắn. Do đó, khi phát hiện có nguy cơ trễ hạn, bạn cần hành động ngay lập tức để giải phóng hàng hoặc trả vỏ. Đừng bao giờ để tình trạng trì trệ kéo dài vì chi phí phát sinh trong vận tải container có thể tăng theo cấp số nhân.
Việc lựa chọn đối tác vận chuyển có kinh nghiệm là một cách hiệu quả để kiểm soát chi phí lưu bãi. Những đơn vị vận tải chuyên nghiệp luôn có quy trình theo dõi sát sao và cảnh báo sớm cho khách hàng về các mốc thời gian hết hạn Free Time. Họ cũng có mối quan hệ tốt với hãng tàu để hỗ trợ khách hàng trong việc xin giảm phí hoặc xử lý các sự cố phát sinh tại cảng.
Một đơn vị am hiểu về vận tải container sẽ tư vấn cho bạn nên đi hãng tàu nào có thời gian miễn phí dài nhất hoặc bãi trả vỏ thuận tiện nhất. Sự tư vấn này đôi khi giá trị hơn cả việc tìm kiếm mức giá cước rẻ nhất trên thị trường nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro về phí phụ thu.
VDM Forwarder là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ logistics và vận chuyển hàng hóa quốc tế. Chúng tôi am hiểu sâu sắc về các quy định của hãng tàu cũng như quy trình làm việc tại các cảng biển lớn tại Việt Nam. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành vận tải container, VDM Forwarder luôn cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu nhất để tiết kiệm chi phí và thời gian.
Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từ khâu đàm phán Free Time với hãng tàu đến việc theo dõi lịch trình sát sao để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh nhất. Chúng tôi hiểu rằng mỗi lô hàng là một tâm huyết của doanh nghiệp, vì vậy VDM Forwarder luôn làm việc với sự tận tâm và tính minh bạch cao nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đồng hành tin cậy trong lĩnh vực vận tải container để không còn lo lắng về các khoản phí DEM và DET, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
