Thời gian vận chuyển đường biển thực tế thường chênh lệch so với dự kiến do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Việc nắm rõ các rủi ro phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu chuẩn bị hàng hóa và thương lượng hợp đồng.
Thời tiết là nguyên nhân phổ biến và khó lường nhất làm thay đổi lịch trình vận tải tàu biển quốc tế. Các tàu hàng tải trọng lớn mặc dù được trang bị công nghệ hiện đại nhưng vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn hàng hải. Khi gặp bão lớn, áp thấp nhiệt đới hoặc biển động mạnh trên tuyến đường di chuyển, thuyền trưởng bắt buộc phải giảm tốc độ hoặc chuyển hướng đi vòng để đảm bảo an toàn cho thân vỏ tàu, thuyền viên và hàng hóa. Việc thay đổi hải trình này chắc chắn sẽ làm tăng thời gian transit time so với dự kiến ban đầu.
Không chỉ ảnh hưởng khi tàu đang lênh đênh trên biển, thời tiết xấu còn gây gián đoạn trực tiếp tại các cảng bốc dỡ. Tình trạng sương mù dày đặc làm giảm tầm nhìn, khiến hoa tiêu không thể dẫn tàu cập cầu bến an toàn. Mưa bão hoặc gió lốc cường độ cao cũng buộc cảng phải tạm dừng hoạt động của các cẩu trục bờ để tránh tai nạn. Thời gian cảng ngưng trệ càng lâu, số lượng tàu phải neo đậu chờ đợi ngoài phao số 0 càng lớn, dẫn đến việc tàu rời cảng trễ hơn nhiều ngày.
Vào một số thời điểm nhất định trong năm, các khu vực địa lý sẽ có đặc thù thời tiết riêng. Ví dụ, mùa mưa bão tại Biển Đông và khu vực Tây Bắc Thái Bình Dương thường rơi vào khoảng tháng 7 đến tháng 11, gây ảnh hưởng trực tiếp đến các tuyến vận tải từ Việt Nam đi Mỹ hoặc nội Á. Doanh nghiệp cần lưu ý yếu tố mùa vụ này để cộng thêm thời gian dự phòng khi tính toán ngày giao hàng cho đối tác.
Tắc nghẽn cảng biển (port congestion) là hiện tượng số lượng tàu đến vượt quá công suất xếp dỡ và lưu bãi của một cảng tại cùng một thời điểm. Khi năng lực cầu bến đã khai thác tối đa, các tàu đến sau buộc phải thả neo ngoài khơi chờ đợi đến lượt. Tại các cảng trung chuyển lớn của thế giới như Singapore, Thượng Hải hay Los Angeles, thời gian chờ cập bến có thể kéo dài từ vài ngày đến hơn một tuần nếu xảy ra tình trạng kẹt cảng nghiêm trọng.
Sự tắc nghẽn này xuất phát từ nhiều nguyên nhân thực tế. Năng suất xếp dỡ của cảng có thể bị suy giảm do hạ tầng cẩu trục gặp sự cố, hệ thống phần mềm quản lý bãi container bị lỗi, hoặc thiếu hụt nhân lực vận hành. Bên cạnh đó, nếu hệ thống đường bộ kết nối với cảng bị ùn tắc do lượng xe đầu kéo ra vào lấy hàng quá đông, hàng hóa sẽ tồn đọng lâu trong bãi. Bãi container (CY) hết chỗ trống khiến cảng không thể tiếp nhận thêm hàng dỡ từ tàu xuống, buộc tàu phải neo chờ cho đến khi bãi được giải tỏa bớt.
Hậu quả của việc tắc nghẽn tại một cảng trung chuyển sẽ kéo theo chuỗi delay cho các cảng đến tiếp theo. Tàu biển chạy theo một tuyến vòng lặp cố định qua nhiều quốc gia. Khi một tàu bị giữ lại quá lâu ở cảng A, nó sẽ đến cảng B muộn hơn lịch dự kiến, làm xáo trộn kế hoạch bốc dỡ của cảng B và ảnh hưởng trực tiếp đến ETA nhận hàng của nhà nhập khẩu tại điểm đích.
Hoạt động xuất nhập khẩu luôn có tính chu kỳ với các mùa cao điểm (peak season) diễn ra vào khoảng quý 3 và quý 4 hàng năm. Đây là thời điểm các nhà bán lẻ trên toàn cầu tăng cường nhập khẩu hàng hóa để phục vụ cho các dịp lễ lớn như Lễ Tạ Ơn, Giáng sinh và Tết Dương lịch. Áp lực gom hàng dồn dập trong một thời gian ngắn khiến nhu cầu thuê tàu tăng vọt, vượt quá sức tải sẵn có của các hãng tàu trên thị trường.
Trong mùa cao điểm, không gian trên tàu (space) trở nên vô cùng khan hiếm. Ngay cả khi chủ hàng đã lấy được booking và đưa container hạ bãi đúng hạn, hãng tàu vẫn có thể quyết định cắt lại lô hàng (rollover) để ưu tiên xếp các container có cước phí cao hơn hoặc thuộc hợp đồng VIP. Việc container bị rớt lại và phải chờ chuyến tàu của tuần kế tiếp là nguyên nhân trực tiếp làm sai lệch lịch trình giao hàng mà doanh nghiệp đã cam kết.
Cùng với việc thiếu chỗ, sự mất cân bằng về vỏ container rỗng cũng khiến thời gian vận chuyển bị kéo dài. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp phải chờ đợi nhiều ngày mới có thể lấy được loại container phù hợp như container lạnh (reefer) hoặc container 40 feet high cube (40HC) để đóng hàng. Quá trình chờ cấp rỗng làm chậm trễ tiến độ đóng gói, khiến lô hàng không kịp hạ bãi trước thời gian cắt máng (Cut-off time) và đành phải dời lịch sang chuyến tàu sau.
Hãng tàu là đơn vị trực tiếp khai thác phương tiện và quản lý lịch trình, do đó các quyết định vận hành của họ tác động rất lớn đến thời gian hàng hóa di chuyển trên biển. Để tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo an toàn, hãng tàu luôn có quyền chủ động điều chỉnh hải trình.
Blank sailing (bỏ chuyến) là thuật ngữ dùng để chỉ việc hãng tàu quyết định hủy một chuyến tàu cụ thể trên một tuyến dịch vụ, hoặc tàu sẽ chạy nhưng bỏ qua không cập vào một số cảng nhất định như lịch trình công bố ban đầu. Hãng tàu thường áp dụng biện pháp này khi lượng hàng đặt chỗ quá ít không đủ bù đắp chi phí vận hành, hoặc họ cần chủ động giảm nguồn cung chỗ để giữ giá cước trên thị trường không bị rớt.
Khi hãng tàu thông báo blank sailing, toàn bộ hàng hóa đã lấy booking cho chuyến đó sẽ bị dồn sang chuyến đi của tuần tiếp theo. Đối với các cảng bị tàu bỏ qua không cập bến, hàng hóa đang chờ xuất khẩu tại cảng đó bắt buộc phải nằm lưu bãi thêm một khoảng thời gian dài. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông báo từ đại lý để có phương án xử lý, tránh việc hàng ra cảng nằm chờ phát sinh phí lưu bãi.
Tàu biển là những hệ thống cơ khí khổng lồ và phức tạp, hoạt động liên tục trong môi trường nước biển có tính ăn mòn cao. Dù được bảo dưỡng định kỳ, các sự cố hỏng hóc về máy chính, hệ thống phát điện, bánh lái hoặc sự cố rò rỉ vẫn có thể xảy ra giữa biển. Khi gặp sự cố kỹ thuật, tàu buộc phải di chuyển chậm lại hoặc ghé vào một cảng gần nhất để sửa chữa trước khi tiếp tục hành trình.
Ngoài lỗi cơ khí, các tai nạn hàng hải như va chạm tại cảng, mắc cạn ở khu vực luồng lạch hẹp hoặc hỏa hoạn trong hầm hàng cũng là những rủi ro khách quan khiến lịch trình bị đình trệ. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sự cố, thời gian sửa chữa và xử lý hậu quả có thể mất từ vài ngày đến vài tháng, kéo theo việc giao hàng bị trì hoãn vô thời hạn so với dự kiến ban đầu.
Các tuyến hàng hải quốc tế phụ thuộc rất nhiều vào sự ổn định của các khu vực địa chính trị và khả năng lưu thông của các eo biển, kênh đào trọng yếu. Khi xảy ra xung đột vũ trang, bất ổn an ninh hoặc cấm vận tại một khu vực, các hãng tàu bắt buộc phải đình chỉ dịch vụ hoặc chuyển hướng tàu đi vòng qua các tuyến đường xa hơn để đảm bảo an toàn cho phương tiện và thủy thủ đoàn. Việc thay đổi tuyến đường này làm tăng đáng kể cả thời gian transit time lẫn chi phí nhiên liệu.
Bên cạnh rủi ro an ninh, các cuộc đình công của công nhân xếp dỡ tại các cảng biển châu Âu hay Bắc Mỹ cũng là yếu tố thường xuyên làm tê liệt chuỗi cung ứng. Khi các liên đoàn lao động tổ chức đình công để yêu cầu tăng lương hoặc cải thiện điều kiện làm việc, hoạt động bốc dỡ tại cảng sẽ ngưng trệ hoàn toàn. Hàng ngàn container nằm kẹt tại bãi không thể giao cho xe tải, trong khi các tàu đến sau phải thả neo vô thời hạn bên ngoài phao số 0.
Các nút thắt hàng hải tự nhiên và nhân tạo như Kênh đào Suez hay Kênh đào Panama cũng ảnh hưởng lớn đến lịch trình tàu biển toàn cầu. Tình trạng hạn hán kéo dài làm giảm mực nước tại hồ chứa của Kênh đào Panama buộc ban quản lý phải hạn chế số lượng tàu đi qua mỗi ngày và giảm mớn nước tối đa cho phép. Để lọt qua kênh, tàu phải giảm tải trọng hàng hóa hoặc xếp hàng chờ đợi nhiều tuần, khiến thời gian vận chuyển hàng từ châu Á sang bờ Đông nước Mỹ bị kéo dài ngoài dự kiến.
Nhiều trường hợp tàu vẫn khởi hành đúng lịch trình, nhưng lô hàng của doanh nghiệp lại bị bỏ lại cảng do các sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ hoặc thủ tục hải quan. Việc thông quan xuất khẩu là điều kiện tiên quyết để container được phép đưa lên tàu. Nếu tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, thời gian xử lý sẽ kéo dài hơn dự kiến. Việc chậm trễ trong quá trình kiểm hóa khiến container không kịp thanh lý hải quan trước thời hạn cắt máng.
Ngoài rắc rối về hải quan, các quy định quản lý của hãng tàu cũng cần được tuân thủ nghiêm ngặt. Nếu chủ hàng nộp chi tiết làm vận đơn (SI - Shipping Instructions) hoặc phiếu cân container (VGM) trễ hơn thời gian quy định, hãng tàu có quyền từ chối xếp lô hàng đó lên boong. Khối lượng hàng hóa thực tế vượt quá mức cho phép hoặc hàng hóa được đóng gói lỏng lẻo, rò rỉ cũng khiến cảng từ chối tiếp nhận, buộc doanh nghiệp phải kéo hàng về kho xử lý lại từ đầu.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, sự chậm trễ thường diễn ra ở khâu nhận chứng từ gốc. Việc thanh toán quốc tế gặp trục trặc khiến vận đơn gốc (OBL) đến tay người nhận muộn, hoặc thông tin trên Manifest bị sai lệch so với thực tế, đều làm cho nhà nhập khẩu không thể mở tờ khai và lấy lệnh giao hàng (D/O). Hàng hóa nằm chờ tại cảng đích không chỉ làm lỡ kế hoạch sản xuất mà còn gây phát sinh tiền phạt lưu bãi lớn.
Trong vận tải đường biển, sự trễ hạn là rủi ro hiện hữu không thể loại bỏ hoàn toàn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa các thiệt hại bằng cách thay đổi tư duy quản lý và chủ động xây dựng phương án dự phòng. Yếu tố đầu tiên là luôn cộng thêm thời gian đệm (buffer time) từ 5 đến 7 ngày vào kế hoạch giao nhận thay vì tin tưởng tuyệt đối vào lịch ETA ban đầu do hãng tàu cung cấp. Khoảng thời gian này giúp doanh nghiệp có đủ dư địa để xử lý nếu tàu gặp thời tiết xấu hoặc kẹt cảng.
Việc chuẩn bị hàng hóa và đặt booking sớm cũng đóng vai trò then chốt, đặc biệt là trong mùa cao điểm. Chủ hàng nên liên hệ với đơn vị vận chuyển trước từ 2 đến 3 tuần để chốt không gian trên tàu và đảm bảo có đủ vỏ container rỗng. Trong quá trình đóng hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin về khối lượng, quy cách đóng gói và hoàn thiện các chứng từ hải quan, VGM, SI đúng thời hạn quy định để tránh tình trạng rớt tàu do lỗi nghiệp vụ.
Lựa chọn một đơn vị giao nhận (Forwarder) uy tín và giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp trút bỏ nhiều gánh nặng về theo dõi lịch trình. Các chuyên gia logistics có khả năng đánh giá tình hình kẹt cảng thực tế, tư vấn tuyến đi an toàn và hỗ trợ xử lý nhanh chóng các sự cố phát sinh tại cảng. Nếu doanh nghiệp cần trao đổi thêm về phương án vận chuyển đường biển phù hợp với đặc điểm lô hàng và yêu cầu thời gian, VDM luôn sẵn sàng hỗ trợ kiểm tra tuyến đi, cập nhật lịch trình và tư vấn các yêu cầu chứng từ cần thiết nhất.
Lựa chọn VDM Forwarder sẽ giúp doanh nghiệp giảm tải đáng kể khối lượng công việc trong khâu vận chuyển. Dựa trên hệ thống đối tác rộng lớn, chúng tôi có thể sắp xếp các tuyến đi an toàn và tối ưu chi phí cho từng lô hàng. Những rắc rối về giấy tờ hay thủ tục hải quan mất thời gian sẽ được đội ngũ nghiệp vụ xử lý gọn gàng, đúng quy định pháp luật. Trong quá trình lưu bãi, hàng hóa luôn được kiểm soát chặt chẽ nhằm hạn chế rủi ro va đập hay hư hại. Cùng với đó, các phương án dự phòng luôn sẵn sàng để giải quyết sự cố phát sinh, giữ cho chuỗi giao thương không bị gián đoạn.
Mục tiêu quan trọng của chúng tôi là mang lại sự an tâm cho chủ hàng ở mỗi chuyến đi. Từng thành viên trong đội ngũ luôn bám sát công việc, theo dõi sát sao để đưa kiện hàng đến nơi đúng thời gian dự kiến. Nếu doanh nghiệp đang cần lên kế hoạch cho các lô hàng sắp tới, hãy trao đổi trực tiếp với VDM Forwarder. Đội ngũ tư vấn sẽ dựa trên đặc thù hàng hóa để thiết kế phương án vận chuyển phù hợp với tình hình thực tế.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
