ETA, viết tắt của Estimated Time of Arrival, là thời gian dự kiến tàu đến cảng. Đây là con số được hãng tàu công bố dựa trên lịch trình khai thác, tốc độ tàu và các yếu tố thời tiết trên tuyến vận chuyển. Tuy nhiên sau khi tàu thực sự cập cảng, container vẫn phải trải qua nhiều công đoạn khai thác như dỡ hàng khỏi tàu, cập nhật trạng thái container trên hệ thống và sắp xếp vị trí tại bãi.
Chính vì vậy, ETA không đồng nghĩa với thời điểm có thể lấy hàng. Trong thực tế vận hành, doanh nghiệp cần theo dõi thêm ATA, tức Actual Time of Arrival, là thời gian tàu thực tế cập cảng, cùng với trạng thái khai thác container để xác định chính xác thời điểm có thể triển khai các bước tiếp theo trong quy trình nhận hàng.
ETA thường được cập nhật nhiều lần trước khi tàu đến, do ảnh hưởng từ thời tiết, tình trạng cảng biển hoặc lịch trình khai thác của hãng tàu. ATA chỉ được xác nhận khi tàu đã thực sự cập cầu cảng an toàn. Một số hãng tàu còn ghi nhận ATA ngay khi tàu thả neo tại khu vực chờ, trước khi vào cầu cảng chính thức. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai thời điểm này để tránh lên kế hoạch rút hàng quá sớm so với thực tế.
Ngay cả khi container đã được dỡ khỏi tàu và đưa vào bãi, doanh nghiệp vẫn cần hoàn tất các điều kiện giao nhận trước khi có thể đưa hàng ra khỏi cảng. Đặc biệt với hàng nhập khẩu, tiến độ nhận hàng còn phụ thuộc rất nhiều vào kết quả thông quan và tình trạng hồ sơ khai báo.
Hệ thống hải quan hiện phân loại tờ khai theo ba luồng chính. Luồng xanh là quy trình thông quan đơn giản hơn theo quy định, doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế là có thể tiến hành thanh lý và nhận hàng. Luồng vàng yêu cầu cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ trước khi cho thông quan. Luồng đỏ là mức kiểm tra chặt nhất, bao gồm cả kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng hoặc kho.
Với container thuộc diện kiểm hóa, việc tàu cập cảng sớm không giúp doanh nghiệp lấy hàng sớm nếu khâu kiểm tra thực tế chưa hoàn tất. Đây là lý do vì sao trong vận hành hàng biển, container cập cảng sớm chỉ là một phần của kế hoạch giao nhận, chứ không phải yếu tố quyết định duy nhất.
Một container không thể chỉ dựa vào việc đã đến cảng để được đưa ra khỏi khu vực cảng. Doanh nghiệp còn phải đảm bảo nhiều điều kiện khác liên quan đến bộ chứng từ nhập khẩu, khai báo hải quan, trạng thái thông quan, lệnh giao hàng D/O và thủ tục giao nhận với hãng tàu, các khoản phí tại cảng và tại hãng tàu, cùng kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý riêng.
Chỉ cần một khâu trong số các điều kiện trên chưa hoàn tất, container vẫn có thể tiếp tục nằm tại cảng dù tàu đã cập từ trước đó khá lâu. Ví dụ, nếu doanh nghiệp chưa hoàn tất thanh toán các khoản phí với hãng tàu để lấy D/O, hoặc hồ sơ khai báo còn thiếu thông tin cần bổ sung, container vẫn sẽ bị giữ lại dù đã hạ bãi từ sớm. Đây là lý do doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ song song với việc theo dõi lịch trình tàu, thay vì chỉ chờ đến khi tàu cập cảng mới bắt đầu xử lý thủ tục.
Để tránh bị động khi container cập cảng sớm nhưng chưa thể nhận hàng ngay, doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng từ nhập khẩu đầy đủ trước khi tàu cập cảng, theo dõi sát cả ETA và ATA thay vì chỉ dựa vào một mốc thời gian duy nhất. Việc chủ động làm việc với hãng tàu để thanh toán các khoản phí và lấy D/O sớm cũng giúp rút ngắn thời gian chờ tại cảng.
Ngoài ra, với các mặt hàng có khả năng rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn hồ sơ chứng minh nguồn gốc, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc giấy phép chuyên ngành nếu có, để khi hải quan yêu cầu kiểm tra thì quá trình xử lý diễn ra nhanh hơn. Việc phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics có kinh nghiệm xử lý thủ tục hải quan cũng giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng lô hàng chính xác, tránh phát sinh chi phí lưu container và lưu bãi ngoài dự kiến.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải đường biển, vận tải nội địa, vận chuyển container và dịch vụ khai báo hải quan, VDM Forwarder hiểu rõ những yếu tố thực tế quyết định thời điểm doanh nghiệp có thể nhận hàng, không chỉ dựa vào ngày tàu cập cảng. Đội ngũ VDM Forwarder luôn theo dõi sát cả ETA, ATA và trạng thái khai thác container, đồng thời chuẩn bị chứng từ đầy đủ ngay từ đầu để rút ngắn thời gian thông quan cho khách hàng.
Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn về quy trình nhận hàng nhập khẩu hoặc muốn theo dõi sát tiến độ lô hàng để tránh phát sinh chi phí lưu bãi, VDM Forwarder sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chi tiết và báo giá dịch vụ trọn gói qua hotline hoặc kênh liên hệ chính thức của công ty.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
