Chuẩn bị sớm cũng giúp hạn chế nguy cơ lỡ chuyến, rollover và ảnh hưởng đến lịch giao hàng.
Khi một lô hàng được booking với hãng tàu, doanh nghiệp sẽ nhận được các mốc thời gian cần hoàn thành trước chuyến tàu dự kiến. Trong đó, cut off container là thời hạn mà người gửi hàng cần đáp ứng theo yêu cầu của hãng tàu và cảng để lô hàng được xử lý cho chuyến đã booking.
Cut off container thường được hiểu là thời hạn cuối để container hoàn tất một công đoạn nhất định trước khi tàu khai thác chuyến đó. Với hàng xuất, một trong những mốc quan trọng là CY cut off, tức thời hạn container phải được đưa vào khu vực cảng theo thông tin trên booking.
Không có một giờ cut off cố định cho mọi lô hàng. Thông tin này phụ thuộc vào tuyến, cảng, hãng tàu và chuyến cụ thể. Chẳng hạn, bảng cut off xuất khẩu của Maersk tại Việt Nam thể hiện thời gian CY cut off khác nhau giữa các dịch vụ và cảng như Cát Lái, Tân Vũ, VIP Greenport hay Đà Nẵng.
Cut off giúp các bên trong quá trình vận chuyển xác định thời điểm cần hoàn tất từng công việc trước khi tàu khai thác. Doanh nghiệp dựa vào các mốc này để sắp xếp đóng hàng, điều xe, hạ container và hoàn thiện thông tin lô hàng theo đúng kế hoạch.
Bên cạnh CY cut off, booking có thể thể hiện các thời hạn khác như SI cut off và VGM cut off. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào ETD của tàu để lên kế hoạch mà cần kiểm tra đầy đủ các mốc trên booking confirmation.
Mỗi mốc cut off liên quan đến một công việc khác nhau trong quá trình chuẩn bị lô hàng. Việc kiểm tra và hoàn thành đúng từng mốc giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng đã đóng nhưng chưa đủ điều kiện để xử lý theo kế hoạch.
CY cut off container là thời hạn cuối để container được hạ tại cảng theo yêu cầu của chuyến tàu. Doanh nghiệp cần căn cứ thời gian cụ thể trên booking để bố trí lấy container rỗng, đóng hàng và vận chuyển container vào cảng.
Thực tế, cùng một hãng tàu nhưng các tuyến hoặc cảng khác nhau có thể áp dụng thời gian CY cut off khác nhau. Vì vậy, không nên lấy thời gian của một booking trước đó để áp dụng cho booking mới nếu chưa kiểm tra lại thông tin.
SI cut off là thời hạn gửi Shipping Instruction cho hãng tàu. Thông tin này được sử dụng để xử lý chứng từ vận chuyển, vì vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu hàng hóa và các thông tin liên quan trước thời hạn được quy định.
Ví dụ, thông tin xuất khẩu của Maersk tại Việt Nam quy định SI cut off khác nhau theo từng nhóm điểm đến và được thể hiện cùng thông tin booking. Một số tuyến có thời hạn SI trước CY cut off 24 giờ, trong khi các tuyến khác có thời gian khác.
VGM là trọng lượng toàn bộ của container hàng sau khi đóng, được xác minh theo quy định SOLAS. IMO quy định người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp verified gross mass đủ sớm để hãng tàu và cảng sử dụng cho việc lập kế hoạch xếp hàng; VGM là điều kiện để container được xếp lên tàu.
Thời hạn khai báo VGM có thể khác nhau theo cảng và hãng tàu, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra booking confirmation thay vì áp dụng một mốc thời gian chung. Hướng dẫn của Maersk cũng nêu rõ thời hạn VGM được thông báo theo từng booking và có thể phụ thuộc yêu cầu của cảng hoặc terminal.
Việc trễ cut off có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch khai thác của lô hàng. Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào loại cut off bị trễ, tình trạng booking và quy định của hãng tàu hoặc cảng tại thời điểm đó.
Khi hàng không đáp ứng đúng thời hạn theo yêu cầu, container có thể không được xếp trên chuyến tàu đã dự kiến và phải chuyển sang chuyến sau trong một số trường hợp. Hapag Lloyd cũng nêu rõ hàng không đáp ứng yêu cầu về thời hạn chứng từ có thể không được xếp lên chuyến dự kiến và phát sinh rollover sang chuyến tiếp theo.
Một ví dụ khác, thông báo của Hapag Lloyd tại cảng Mundra yêu cầu hoàn tất giao hàng trong thời hạn cut off và cảnh báo việc bỏ lỡ thời hạn có thể dẫn đến rollover cùng các khoản phí liên quan. Điều này cho thấy việc tuân thủ cut off cần được xem là một phần của kế hoạch vận chuyển chứ không phải công việc xử lý vào phút cuối.
Nếu container được chuyển sang chuyến khác, thời gian khởi hành và thời gian dự kiến đến nơi của lô hàng cũng có thể thay đổi. Với doanh nghiệp có kế hoạch nhập nguyên liệu, giao hàng cho khách hoặc đưa hàng vào sản xuất theo thời điểm cụ thể, việc thay đổi lịch tàu có thể làm xáo trộn kế hoạch liên quan.
Ngoài thời gian vận chuyển đường biển, doanh nghiệp còn có thể phải xử lý các chi phí phát sinh tùy nguyên nhân và điều kiện của hãng tàu. Vì vậy, kiểm soát cut off từ đầu giúp doanh nghiệp giảm những tình huống phải điều chỉnh booking hoặc xử lý lô hàng ngoài kế hoạch.
Kiểm soát cut off hiệu quả bắt đầu từ thời điểm nhận booking thay vì chờ đến khi hàng đã đóng xong. Doanh nghiệp nên lập một timeline riêng cho từng lô hàng và thường xuyên đối chiếu với thông tin cập nhật từ hãng tàu hoặc forwarder.
Ngay khi nhận booking confirmation, doanh nghiệp nên kiểm tra ETD cùng các mốc CY cut off, SI cut off và VGM cut off. Đây là cơ sở để xác định thời gian đóng hàng, hoàn thiện chứng từ và đưa container vào cảng.
Các mốc này có thể được điều chỉnh theo tình hình khai thác thực tế. Maersk hiện cũng lưu ý khách hàng cần theo dõi thông tin cut off cập nhật và ưu tiên booking confirmation mới nhất khi có thay đổi.
Doanh nghiệp nên hoàn thành hàng và bố trí phương tiện đủ sớm để có khoảng thời gian xử lý nếu phát sinh vấn đề trong quá trình đóng hàng hoặc vận chuyển đến cảng. Không nên mặc định rằng có thể đưa container vào cảng sát giờ cut off mà không cần dự phòng.
Ví dụ, nếu booking có CY cut off vào cuối ngày, doanh nghiệp vẫn cần tính thời gian lấy container rỗng, đóng hàng, kiểm tra chứng từ, điều xe và thời gian di chuyển đến cảng. Việc chia nhỏ từng công đoạn giúp dễ kiểm soát tiến độ và chủ động xử lý khi có thay đổi từ hãng tàu hoặc cảng.
VDM Forwarder hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các mốc cut off trong quá trình vận chuyển container đường biển, từ CY cut off, SI cut off đến VGM cut off. Dựa trên thông tin booking và lịch tàu thực tế, đội ngũ phụ trách hỗ trợ kiểm tra thời hạn, nhắc các mốc quan trọng và phối hợp sắp xếp kế hoạch đóng hàng, hạ container phù hợp.
Trong quá trình vận chuyển, lịch tàu hoặc thời gian cut off có thể thay đổi theo tình hình khai thác của hãng tàu và cảng. VDM Forwarder chủ động cập nhật những thay đổi liên quan đến booking, hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết, hạn chế nguy cơ trễ cut off, rollover và ảnh hưởng đến lịch giao nhận hàng hóa
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
