Việc xác định chính xác thời điểm nào nên đưa lô hàng lên máy bay phụ thuộc vào rất nhiều biến số thực tế. Chủ hàng cần đánh giá toàn diện dựa trên biên độ lợi nhuận của sản phẩm, vòng đời hàng hóa, mức độ khẩn cấp của hợp đồng và các quy định nghiêm ngặt của an ninh hàng không quốc tế.
Vận tải hàng không được xem là phương thức giao thương có tốc độ nhanh nhất hiện nay, kết nối các quốc gia trên thế giới chỉ trong vòng vài ngày, thậm chí vài giờ. Tốc độ chính là giá trị cốt lõi khiến các doanh nghiệp chấp nhận mức cước phí cao hơn nhiều lần so với cước vận tải đường biển. Tuy nhiên, đi kèm với lợi thế về thời gian, phương thức này có những giới hạn nghiêm ngặt về tải trọng, kích thước kiện hàng và danh mục hàng hóa được phép vận chuyển.
Bên cạnh yếu tố thời gian, gửi hàng đường hàng không còn mang lại mức độ an toàn và tính bảo mật rất cao cho lô hàng. Các khu vực kho hàng tại sân bay luôn được giám sát chặt chẽ bởi hệ thống an ninh đa lớp và lực lượng hải quan. Tỷ lệ thất thoát, mất cắp hoặc hư hỏng do va đập trong quá trình xếp dỡ hàng không thường thấp hơn hẳn so với việc gom hàng lẻ LCL tại các cảng biển. Do đó, các công ty bảo hiểm cũng thường áp dụng mức phí thấp hơn cho những lô hàng vận chuyển bằng máy bay.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, năng lực chuyên chở của máy bay lại bị giới hạn bởi không gian hầm hàng và cấu trúc kỹ thuật của từng loại thân máy bay. Các lô hàng siêu trường, siêu trọng hoặc chất lỏng dễ cháy nổ gần như không thể tham gia vào phương thức vận tải này. Chủ hàng phải đối mặt với quy trình kiểm tra an ninh gắt gao, yêu cầu xuất trình nhiều loại giấy tờ chứng minh nguồn gốc và đặc tính vật lý của sản phẩm trước khi hàng được phép đưa vào khu vực chờ bay.
Không phải mọi loại hàng hóa đều phù hợp để tính toán cước phí theo đường hàng không. Việc lựa chọn phương thức vận chuyển phụ thuộc rất lớn vào bản chất vật lý và giá trị thương mại của sản phẩm. Dưới đây là những nhóm hàng hóa đặc thù luôn được ưu tiên vận chuyển bằng máy bay để đảm bảo hiệu quả kinh doanh tối đa.
Các thiết bị điện tử thông minh, linh kiện bán dẫn, trang sức hoặc hàng hiệu xa xỉ thường có đặc điểm chung là kích thước nhỏ gọn nhưng giá trị thương mại cực kỳ lớn. Nếu vận chuyển bằng đường biển, thời gian lênh đênh trên đại dương kéo dài từ ba mươi đến bốn mươi ngày sẽ tạo ra rủi ro mất giá sản phẩm do sự thay đổi nhanh chóng của xu hướng công nghệ. Chi phí vốn bị giam giữ trong suốt quá trình hàng hóa đang đi trên biển cũng là một bài toán tài chính lớn đối với chủ hàng.
Gửi hàng đường hàng không giúp rút ngắn thời gian quay vòng vốn, đưa sản phẩm mới tiếp cận thị trường mục tiêu ngay trong giai đoạn nhu cầu tiêu dùng đang lên cao nhất. Mức cước phí hàng không dù cao nhưng khi chia đều cho từng đơn vị sản phẩm giá trị lớn lại chiếm một tỷ trọng rất nhỏ trong cơ cấu giá thành. Đồng thời, hệ thống an ninh nghiêm ngặt tại các cảng hàng không cũng giúp giảm thiểu tối đa rủi ro mất cắp đối với các mặt hàng đắt tiền.
Thủy hải sản tươi sống, trái cây đặc sản, hoa tươi hoặc các loại nấm cao cấp có vòng đời sử dụng rất ngắn. Nhóm hàng này đòi hỏi quá trình vận chuyển phải diễn ra liên tục, khép kín và duy trì nhiệt độ bảo quản ổn định. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong lịch trình cũng có thể làm suy giảm nghiêm trọng chất lượng sản phẩm, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị đối tác từ chối nhận tại cảng đích.
Các hãng hàng không hiện nay đều trang bị hệ thống kho lạnh chuyên dụng và quy trình xử lý ưu tiên dành riêng cho hàng tươi sống (Perishable Cargo). Tốc độ di chuyển nhanh chóng giúp duy trì độ tươi ngon nguyên bản của nông sản khi xuất khẩu sang các thị trường khó tính như Châu Âu, Nhật Bản hay Mỹ. Giá bán cao tại thị trường đích hoàn toàn đủ khả năng bù đắp lại phần cước phí vận tải hàng không mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Vắc xin, huyết thanh, thuốc đặc trị hoặc các mẫu bệnh phẩm y tế yêu cầu thời gian giao nhận tính bằng giờ để cứu sống người bệnh. Các quy chuẩn của Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế luôn ưu tiên không gian tải trọng cho các chuyến hàng y tế khẩn cấp, đảm bảo hàng hóa đi theo tuyến đường ngắn nhất với điều kiện bảo quản khắt khe. Trong những tình huống này, cước phí không còn là yếu tố mang tính quyết định.
Tương tự đối với lĩnh vực sản xuất công nghiệp, một dây chuyền nhà máy có thể phải ngưng hoạt động hoàn toàn chỉ vì thiếu hụt một bo mạch điện tử hoặc một chi tiết máy móc cốt lõi. Thiệt hại do việc ngừng sản xuất mỗi ngày có thể lên tới hàng chục nghìn đô la. Việc chi trả cước gửi hàng đường hàng không khẩn cấp để đưa linh kiện thay thế về nhà máy trong vòng hai mươi bốn giờ là bài toán đầu tư mang lại hiệu quả cao nhất nhằm giảm thiểu thiệt hại dây chuyền.
Trong ngành công nghiệp dệt may và thời trang nhanh, các bộ sưu tập thường chỉ có tuổi thọ bán hàng kéo dài vài tuần. Xu hướng người tiêu dùng thay đổi liên tục đòi hỏi các nhãn hàng phải liên tục cập nhật mẫu mã mới lên kệ trước các đối thủ cạnh tranh. Vận tải hàng không giúp doanh nghiệp thời trang bắt kịp xu hướng thị trường, tránh được rủi ro hàng hóa cập cảng thì mùa mốt đã đi qua, dẫn đến tình trạng tồn kho phải bán xả lỗ.
Bên cạnh đó, hàng mẫu gửi cho đối tác nước ngoài để đánh giá chất lượng trước khi ký kết hợp đồng thương mại lớn cũng bắt buộc phải đi bằng đường hàng không. Các kiện hàng mẫu thường có khối lượng dưới 50kg, hoàn toàn không phù hợp để đi hàng lẻ đường biển do thời gian chờ đợi quá lâu. Việc đối tác nhận được hàng mẫu nhanh chóng thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà xuất khẩu, tạo lợi thế đàm phán lớn trong các giao dịch quốc tế.
Khi đứng trước quyết định chọn đường biển hay đường hàng không, rất nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chỉ so sánh trực tiếp hai bảng báo giá cước phí. Vận tải đường biển luôn hiển thị những con số thấp hơn, nhưng chi phí thực sự cấu thành giá vốn hàng hóa lại bao gồm cả những khoản phí vô hình. Chi phí cơ hội là yếu tố cực kỳ quan trọng mà các nhà quản lý chuỗi cung ứng cần tính toán kỹ lưỡng.
Nếu một lô hàng thời trang bị chậm trễ lịch tàu và cập cảng trễ hai mươi ngày so với dự kiến, doanh nghiệp không chỉ mất cơ hội bán hàng với giá tốt nhất mà còn phải tốn thêm chi phí lưu kho cho số lượng hàng tồn khó tiêu thụ. Hoặc trong trường hợp doanh nghiệp vi phạm thời gian giao hàng đã cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, đối tác có quyền phạt vi phạm hợp đồng hoặc thậm chí hủy toàn bộ đơn hàng. Mức phạt này thường lớn hơn rất nhiều so với phần chênh lệch cước phí giữa máy bay và tàu biển.
Mặt khác, việc chọn gửi hàng đường hàng không giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí duy trì hàng tồn kho an toàn (safety stock). Thay vì phải nhập số lượng lớn hàng hóa bằng đường biển và thuê kho bãi lưu trữ dài hạn để phòng ngừa đứt gãy nguồn cung, doanh nghiệp có thể đặt hàng với số lượng nhỏ hơn, tần suất dày hơn qua đường hàng không. Phương pháp quản trị hàng tồn kho linh hoạt giúp tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro biến động giá trên thị trường.
Cước vận tải hàng không được tính toán dựa trên sự so sánh giữa trọng lượng thực tế (Gross Weight) và trọng lượng thể tích (Volumetric Weight) của kiện hàng, con số nào lớn hơn sẽ được dùng làm căn cứ tính cước. Công thức quy đổi thể tích thông thường trong hàng không là chia cho sáu ngàn. Nghĩa là một kiện hàng rất nhẹ nhưng cồng kềnh sẽ bị tính cước phí tương đương với một kiện hàng nặng nhưng có kích thước nhỏ gọn.
Quy định tính cước khắt khe đòi hỏi doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng khâu đóng gói để loại bỏ tối đa các khoảng không gian trống không cần thiết bên trong thùng carton. Sử dụng các vật liệu chèn lót siêu nhẹ như xốp nổ hoặc màng bọc PE thay vì dùng ván gỗ dày sẽ giúp giảm thiểu đáng kể trọng lượng tịnh. Đối với hàng hóa may mặc, phương pháp hút chân không là giải pháp hoàn hảo để giảm bớt thể tích, từ đó tiết kiệm được một khoản tiền cước hàng không rất lớn.
Hơn nữa, quy cách đóng gói hàng lên máy bay phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn bay quốc tế. Các kiện hàng chứa chất lỏng phải được dán kín miệng, chèn vật liệu thấm hút và đặt trong bao bì chống rò rỉ vì áp suất thay đổi khi máy bay cất cánh có thể làm bung nắp chai. Hàng hóa chứa pin lithium phải được khai báo rõ ràng, dán nhãn cảnh báo nguy hiểm và tuân thủ giới hạn dung lượng pin tối đa. Nếu đóng gói sai quy cách, hãng hàng không có quyền từ chối nhận hàng và bắt buộc chủ hàng phải mang về xử lý lại.
Mặc dù có tính ổn định cao, lịch bay của các hãng hàng không vận tải vẫn có thể bị gián đoạn do những nguyên nhân bất khả kháng. Điều kiện thời tiết xấu như bão lớn, sương mù dày đặc hoặc tuyết rơi tại cảng khởi hành hay cảng đích đều khiến các chuyến bay bị trì hoãn hoặc hủy bỏ. Trong những mùa cao điểm như lễ tết cuối năm, tình trạng quá tải hàng hóa tại kho sân bay (backlog) thường xuyên xảy ra, dẫn đến việc hàng hóa bị đẩy lùi sang các chuyến bay của ngày hôm sau (rollover).
Việc khai báo sai tính chất hàng hóa cũng là một rủi ro pháp lý nghiêm trọng mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hay gặp phải. Hệ thống soi chiếu an ninh tại sân bay có khả năng phát hiện những tạp chất từ trường, hóa chất ẩn hoặc các thành phần kim loại cấm. Nếu lực lượng hải quan phát hiện lô hàng có chứa danh mục hàng nguy hiểm (Dangerous Goods) mà không có hồ sơ an toàn MSDS (Material Safety Data Sheet) đi kèm, toàn bộ lô hàng sẽ bị giữ lại để điều tra, gây thiệt hại nghiêm trọng về thời gian và uy tín thương mại.
Chủ hàng cũng cần chú ý đến giới hạn kích thước cửa hầm hàng của từng loại máy bay chuyên chở. Có những kiện hàng thiết bị nguyên khối quá lớn không thể lọt qua cửa máy bay chở khách thông thường (Passenger Aircraft) mà bắt buộc phải chờ xếp lên máy bay chở hàng chuyên dụng (Freighter). Nếu không kiểm tra kỹ kích thước tối đa cho phép trước khi đặt chỗ (booking), doanh nghiệp sẽ phải mất thêm chi phí cắt rời hàng hóa hoặc đổi sang phương án vận tải khác tốn kém hơn.
Đồng hành cùng VDM Forwarder giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực trong các khâu vận tải. Nhờ mạng lưới kết nối rộng rãi, lô hàng sẽ được sắp xếp đi theo những tuyến đường an toàn với mức chi phí tiết kiệm nhất có thể. Các thủ tục thông quan phức tạp thường gây mất thời gian đều được đội ngũ chuyên môn xử lý nhanh gọn và tuân thủ đúng pháp luật. Khu vực lưu kho luôn được giám sát cẩn thận để phòng tránh tình trạng hư hỏng hay móp méo hàng hóa. Mọi sự cố phát sinh đều có sẵn kịch bản dự phòng, giữ cho mạch giao thương hoạt động ổn định.
Sự yên tâm của chủ hàng là ưu tiên cao nhất sau khi hoàn thành từng chuyến đi. Đội ngũ nhân sự tập trung nâng cao năng lực chuyên môn để đảm bảo kiện hàng được giao đến đúng lịch trình đã thỏa thuận. Khi cần trao đổi cụ thể về kế hoạch gửi hàng, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp để bộ phận tư vấn hỗ trợ thiết kế phương án di chuyển bám sát nhất với tình hình thực tế.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
