Blog

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ vai trò của bộ chứng từ xuất nhập khẩu và cách chuẩn bị đúng quy trình.

Tổng Quan Về Chứng Từ Trong Vận Tải Đường Biển

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ vận tải đường biển đóng vai trò như cơ sở pháp lý và căn cứ để các bên liên quan thực hiện nghĩa vụ của mình. Từ hãng tàu, doanh nghiệp xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu cho đến cơ quan hải quan đều sử dụng bộ chứng từ để xác minh thông tin hàng hóa.

Vai Trò Của Chứng Từ Trong Hoạt Động Vận Tải Biển

Chứng từ vận tải đường biển là căn cứ để xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, nội dung hợp đồng mua bán và điều kiện giao nhận. Trong nhiều trường hợp, bộ chứng từ còn được sử dụng làm cơ sở để ngân hàng xử lý thanh toán quốc tế.

Theo thông lệ thương mại quốc tế, vận đơn đường biển được xem là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển và biên nhận hàng hóa. Nếu thiếu hoặc sai thông tin, hàng hóa có thể bị giữ lại tại cảng hoặc phát sinh tranh chấp giữa các bên.

Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Đầy Đủ Chứng Từ?

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường phải tuân thủ quy định của pháp luật và yêu cầu từ đối tác quốc tế. Khi bộ chứng từ vận tải đường biển không đồng nhất, thời gian thông quan có thể kéo dài, gây ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất hoặc phân phối hàng hóa.

Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu thường gặp tình trạng sai lệch thông tin giữa hóa đơn thương mại và vận đơn đường biển. Sai sót này có thể dẫn đến việc phải chỉnh sửa chứng từ, phát sinh phí lưu container tại cảng.

Các Loại Chứng Từ Bắt Buộc Trong Vận Tải Đường Biển

Để hàng hóa được vận chuyển thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo yêu cầu của hãng tàu và cơ quan quản lý nhà nước. Mỗi loại chứng từ vận tải đường biển đảm nhiệm một vai trò cụ thể, từ xác nhận quyền sở hữu, giá trị hàng hóa cho đến căn cứ pháp lý để thông quan.

Vận Đơn Đường Biển

Vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng nhất trong vận tải biển, do hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển phát hành sau khi hàng được xếp lên tàu. Vận đơn thể hiện thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, cảng đi, cảng đến và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển.

Trong giao dịch thương mại quốc tế, vận đơn còn được dùng để chuyển quyền sở hữu hàng hóa. Hiện nay, bên cạnh vận đơn gốc truyền thống, nhiều doanh nghiệp sử dụng vận đơn điện giao hàng hoặc telex release để rút ngắn thời gian nhận hàng, tránh tình trạng hàng đến cảng nhưng chứng từ giấy chưa kịp gửi tới.

Hóa Đơn Thương Mại

Hóa đơn thương mại phản ánh giá trị hàng hóa và điều kiện mua bán giữa người bán và người mua. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế và kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch xuất nhập khẩu.

Thông tin trên hóa đơn thương mại cần thống nhất với hợp đồng ngoại thương và vận đơn đường biển. Trên thực tế, nhiều lô hàng bị chậm thông quan do sai lệch giá trị hàng, mô tả hàng hóa không rõ ràng hoặc khai báo đơn vị tiền tệ không chính xác.

Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa hay packing list thể hiện chi tiết số kiện, trọng lượng, thể tích và cách đóng gói của lô hàng. Chứng từ này hỗ trợ đơn vị vận chuyển, kho bãi và hải quan trong quá trình bốc xếp, kiểm hóa và đối chiếu thực tế hàng hóa.

Đối với vận tải container đường biển, phiếu đóng gói giúp xác định phương án sắp xếp hàng an toàn trong container. Với các mặt hàng dễ vỡ hoặc hàng giá trị cao, doanh nghiệp thường bổ sung hướng dẫn xử lý để giảm rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ xác nhận nguồn gốc hàng hóa và là cơ sở để doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại. Chứng từ này do cơ quan có thẩm quyền cấp và phải phù hợp với toàn bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Trong thực tế, nhiều thị trường như châu Âu hoặc ASEAN yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ để áp dụng thuế suất ưu đãi. Trường hợp khai báo sai xuất xứ, lô hàng có thể bị từ chối thông quan hoặc truy thu thuế.

Nhóm Chứng Từ Liên Quan Đến Hải Quan Và Pháp Lý

Ngoài các chứng từ vận tải đường biển cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý để hàng hóa được phép xuất hoặc nhập khẩu hợp pháp. Trong đó, tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc, thể hiện toàn bộ thông tin khai báo với cơ quan nhà nước và là điều kiện để hàng được thông quan.

Bên cạnh tờ khai hải quan, tùy theo từng loại hàng, doanh nghiệp có thể phải bổ sung giấy phép xuất nhập khẩu hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành. Ví dụ, nông sản và gỗ thường cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, thực phẩm và thủy sản cần giấy chứng nhận y tế, trong khi nhiều mặt hàng công nghiệp yêu cầu chứng nhận chất lượng hoặc số lượng do đơn vị kiểm định độc lập cấp.

Chứng Từ Liên Quan Đến Bảo Hiểm Và Thanh Toán

Bên cạnh các chứng từ vận tải đường biển, doanh nghiệp cần quan tâm đến chứng từ bảo hiểm và thanh toán quốc tế. Đây là yếu tố giúp đảm bảo quyền lợi tài chính trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Chứng Từ Bảo Hiểm Hàng Hóa

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa xác nhận lô hàng đã được bảo vệ trước các rủi ro trong quá trình vận tải biển. Nội dung chứng từ thường bao gồm giá trị bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm và điều kiện bồi thường.

Trong thực tế, vận tải đường biển có thể gặp rủi ro như thời tiết xấu, tai nạn hoặc thất lạc container. Khi có chứng từ bảo hiểm hợp lệ, doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường để giảm thiệt hại tài chính.

Chứng Từ Thanh Toán Quốc Tế

Chứng từ thanh toán quốc tế thường liên quan đến phương thức thanh toán như chuyển tiền điện tử hoặc tín dụng chứng từ. Ngân hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ xuất nhập khẩu trước khi thực hiện thanh toán.

Trong nhiều giao dịch thương mại, bộ chứng từ phải đảm bảo thống nhất về thông tin hàng hóa, số lượng và giá trị. Sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

Lưu Ý Khi Chuẩn Bị Chứng Từ Vận Tải Đường Biển

Việc chuẩn bị chứng từ vận tải đường biển cần được thực hiện đồng bộ giữa các bộ phận liên quan. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ để hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.

Những Lỗi Chứng Từ Doanh Nghiệp Hay Gặp

Sai thông tin người nhận hàng, nhầm mã HS hoặc thiếu chữ ký là các lỗi phổ biến trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Những lỗi này có thể dẫn đến việc phải chỉnh sửa chứng từ nhiều lần, làm chậm tiến độ giao hàng.

Một số doanh nghiệp chưa quen với quy định quốc tế thường sử dụng thông tin không thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn thương mại và vận đơn đường biển. Điều này làm tăng nguy cơ tranh chấp khi giao nhận hàng.

Kinh Nghiệm Kiểm Tra Và Đối Chiếu Chứng Từ

Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin trên chứng từ theo từng bước, từ hợp đồng ngoại thương đến vận đơn đường biển. Việc đối chiếu sớm giúp phát hiện sai sót trước khi hàng được xuất hoặc nhập khẩu.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phối hợp với đơn vị logistics có kinh nghiệm để kiểm tra chứng từ trước khi phát hành. Giải pháp này giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian xử lý.

Giải Pháp Hạn Chế Rủi Ro Phát Sinh Trong Quá Trình Vận Chuyển

Để quản lý chứng từ vận tải đường biển hiệu quả, doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ điện tử và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ. Việc đào tạo nhân sự phụ trách chứng từ cũng giúp nâng cao khả năng xử lý tình huống.

Thực tế cho thấy doanh nghiệp có hệ thống quản lý chứng từ rõ ràng hoặc làm việc với đơn vị logistic chuyên nghiệp thường giảm đáng kể chi phí lưu container và hạn chế tranh chấp với đối tác.

VDM Forwarder Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Trong Vận Tải Đường Biển

VDM Forwarder là đơn vị cung cấp dịch vụ logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị chứng từ vận tải đường biển và xử lý thủ tục xuất nhập khẩu. Với kinh nghiệm thực tế trong vận chuyển hàng container và hàng dự án, VDM Forwarder giúp khách hàng kiểm soát bộ chứng từ xuất nhập khẩu đúng quy định.

Đội ngũ chuyên viên của VDM Forwarder hỗ trợ tư vấn quy trình chứng từ, phối hợp với hãng tàu và cơ quan hải quan nhằm đảm bảo tiến độ vận chuyển. Giải pháp dịch vụ được xây dựng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, giúp tối ưu chi phí và giảm rủi ro trong hoạt động logistics.