Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ ý nghĩa của các điều khoản Incoterms trong vận tải biển, từ đó chủ động hơn khi làm việc với đơn vị vận tải biển, kiểm soát chi phí và hạn chế các tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Trong hoạt động vận tải biển, Incoterms là bộ quy tắc được sử dụng phổ biến để thống nhất trách nhiệm giữa người bán và người mua trong giao dịch hàng hóa quốc tế. Các điều khoản này được ban hành bởi Phòng Thương mại Quốc tế và liên tục được cập nhật để phù hợp với thực tế thương mại toàn cầu.
Incoterms quy định rõ bên nào có trách nhiệm thuê hãng tàu hoặc đơn vị logistics trong vận tải biển. Với điều kiện FOB, người mua là bên chủ động thuê tàu và tổ chức vận chuyển từ cảng xếp hàng. Ngược lại, trong các điều kiện CFR và CIF, người bán sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu và thanh toán cước vận tải biển đến cảng đích.
Tuy nhiên, cần làm rõ rằng chi phí và rủi ro trong vận tải biển không luôn đi cùng nhau. Ở các điều kiện CFR và CIF, dù người bán trả cước vận chuyển, rủi ro về hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa vẫn chuyển sang người mua ngay khi hàng được xếp an toàn lên tàu tại cảng đi. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp Việt Nam thường hiểu sai khi cho rằng người bán chịu rủi ro đến tận cảng đến.
Vận tải biển có sự tham gia của nhiều bên như hãng tàu, cảng biển, đơn vị giao nhận và cơ quan hải quan, khiến quá trình giao nhận hàng hóa trở nên phức tạp hơn. Incoterms đóng vai trò xác định ranh giới trách nhiệm giữa người bán và người mua, đặc biệt trong các tình huống phát sinh như chậm tàu, hư hỏng hàng hoặc tranh chấp chi phí tại cảng.
Theo các phiên bản Incoterms mới, thời điểm chuyển giao rủi ro trong vận chuyển đường biển được xác định là khi hàng hóa được xếp an toàn lên tàu, thay vì khái niệm lan can tàu trước đây. Việc xác định đúng thời điểm này giúp doanh nghiệp làm rõ trách nhiệm khi xảy ra sự cố trong quá trình bốc xếp, đồng thời tránh tranh chấp liên quan đến các khoản phí tại cảng như phí xếp dỡ và các phụ phí địa phương.
Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ vận tải biển, việc ký hợp đồng mua bán mà không hiểu rõ Incoterms có thể dẫn đến nhiều rủi ro khó kiểm soát. Incoterms không thay thế hợp đồng mua bán và cũng không điều chỉnh quyền sở hữu hay phương thức thanh toán, nhưng lại là phần cốt lõi quy định trách nhiệm giao hàng, chi phí và rủi ro trong suốt quá trình vận chuyển đường biển.
Trong thực tế, nhiều người gửi hàng cho rằng trách nhiệm của mình kết thúc khi hàng đã được giao lên tàu, nhưng lại phát sinh tranh chấp do không xác định đúng thời điểm chuyển giao rủi ro hoặc nghĩa vụ liên quan như thông quan xuất khẩu. Việc hiểu đúng Incoterms giúp người gửi hàng biết rõ trách nhiệm của mình kết thúc ở đâu, khi nào cần phối hợp với đơn vị vận tải biển và khi nào rủi ro đã chuyển sang phía đối tác mua hàng.
Chi phí luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu khi sử dụng vận tải biển. Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến việc ai là người thanh toán các khoản chi phí chính trong quá trình vận chuyển.
Trong một lô hàng vận tải biển, chi phí không chỉ bao gồm cước tàu mà còn có nhiều khoản khác như phí xếp dỡ tại cảng, phí THC, phí seal container, phí phát hành vận đơn và các chi phí làm chứng từ. Theo điều kiện FOB, người bán chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ các local charges tại cảng xuất cho đến khi hàng được xếp an toàn lên tàu, bao gồm cả phí THC và các khoản phí liên quan đến bốc xếp.
Ngoài ra, Incoterms cũng quy định nghĩa vụ thông quan xuất khẩu thuộc về người gửi hàng trong hầu hết các điều kiện, trừ EXW. Nếu người gửi hàng không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoặc không lường trước các yêu cầu giấy phép chuyên ngành, lô hàng có thể bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho bãi và ảnh hưởng đến lịch tàu đã đặt.
Incoterms giúp đơn vị vận tải biển xác định rõ phạm vi dịch vụ và báo giá chính xác hơn cho khách hàng. Khi người gửi hàng cung cấp đúng điều kiện Incoterms, forwarder có thể làm rõ bên nào chịu cước tàu, bên nào chịu phí tại cảng và những chi phí nào không nằm trong trách nhiệm của người bán.
Một điểm quan trọng thường gây tranh chấp là phí bốc dỡ tại cảng dỡ hàng. Trong các điều kiện như CFR và CIF, người bán chịu cước vận tải biển nhưng không mặc nhiên chịu toàn bộ phí THC và các phụ phí tại cảng đích, trừ khi có thỏa thuận riêng. Việc hiểu rõ quy định này giúp người gửi hàng tư vấn chính xác cho đối tác mua hàng và tránh khiếu nại khi hàng cập cảng đến.
Đối với vận tải biển, không phải điều khoản Incoterms nào cũng phù hợp để áp dụng. Một số điều kiện được thiết kế riêng cho vận tải đường biển và thủy nội địa như FOB, CFR và CIF, trong khi các điều kiện khác như FCA hay CPT áp dụng cho nhiều phương thức vận tải. Việc lựa chọn đúng điều kiện giúp người gửi hàng xác định chính xác phạm vi trách nhiệm và mức độ rủi ro có thể kiểm soát.
Theo Incoterms hiện hành, trách nhiệm và rủi ro trong FOB được chuyển giao khi hàng đã được xếp an toàn lên tàu tại cảng đi, thay vì khái niệm lan can tàu đã bị bãi bỏ từ Incoterms 2010. Với CFR và CIF, người bán thuê vận tải biển nhưng rủi ro vẫn chuyển sang người mua ngay tại thời điểm hàng lên tàu. Riêng CIF yêu cầu người bán mua bảo hiểm cho lô hàng, tuy nhiên theo Incoterms 2020, mức bảo hiểm chỉ ở phạm vi tối thiểu, người mua cần lưu ý thỏa thuận nâng mức bảo hiểm nếu hàng hóa có giá trị cao.
Áp dụng Incoterms đúng cách giúp quá trình vận tải biển diễn ra suôn sẻ hơn, đặc biệt khi làm việc với nhiều đối tác khác nhau.
Trong vận tải container, các điều kiện như FOB và CIF vẫn được sử dụng phổ biến trong thực tế giao dịch. Tuy nhiên, theo khuyến cáo của Phòng Thương mại Quốc tế, FOB không phải là lựa chọn tối ưu cho vận chuyển container do người bán thường giao hàng tại bãi container hoặc kho, chứ không giao trực tiếp lên tàu.
Khi container đã được gate in vào cảng, người gửi hàng gần như mất quyền kiểm soát hàng hóa. Nếu xảy ra sự cố tại bãi container trước khi hàng được xếp lên tàu, người bán vẫn phải chịu rủi ro theo FOB. Việc sử dụng FCA giúp người gửi hàng kết thúc trách nhiệm sớm hơn khi giao container cho người chuyên chở tại địa điểm chỉ định, từ đó giảm đáng kể rủi ro trong giai đoạn chờ xếp tàu.
Người bán nên chọn điều kiện thuê vận tải biển khi có lợi thế về giá cước, có mối quan hệ ổn định với hãng tàu hoặc muốn kiểm soát lịch trình vận chuyển. Điều này thường phù hợp với các doanh nghiệp xuất khẩu lớn, có kinh nghiệm làm việc với đơn vị logistics và quen xử lý các vấn đề phát sinh trong vận tải biển.
Tuy nhiên, khi áp dụng các điều kiện như CFR hoặc CIF, người bán cần hiểu rõ rằng trách nhiệm của mình không kéo dài đến cảng đích. Việc làm rõ phạm vi chi phí tại cảng dỡ và nghĩa vụ bảo hiểm trong CIF là cần thiết để tránh khiếu nại từ phía người mua khi hàng cập cảng đến.
Người mua nên chủ động thuê vận tải biển khi muốn kiểm soát chi phí và lựa chọn hãng tàu phù hợp với kế hoạch nhận hàng. Khi sử dụng các điều kiện như FOB hoặc FCA, người mua có quyền chọn hãng tàu có thời gian cho mượn container dài hơn tại cảng đích, giúp linh hoạt hơn trong việc lưu kho và làm thủ tục nhập khẩu.
Trong thực tế tại Việt Nam, việc người mua giành quyền thuê tàu giúp hạn chế rủi ro phát sinh phí lưu container và lưu bãi do chậm thông quan. Đây là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, đặc biệt khi khối lượng hàng lớn hoặc thời gian xử lý chứng từ kéo dài.
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần hiểu và áp dụng đúng Incoterms để kiểm soát chi phí, rủi ro và tiến độ giao hàng, vai trò của đơn vị logistics am hiểu vận tải biển trở nên đặc biệt quan trọng. Việc lựa chọn đúng điều kiện Incoterms chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được triển khai song song với phương án vận chuyển phù hợp và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên trong chuỗi logistics.
VDM Forwarder là đơn vị cung cấp giải pháp logistics tổng thể, trong đó vận tải biển giữ vai trò trung tâm cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế trong xử lý hàng container, hàng rời và hàng dự án, VDM Forwarder hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn lựa chọn Incoterms phù hợp. Trong điều kiện hạ tầng cảng biển Việt Nam còn chịu nhiều áp lực về chi phí và thời gian xử lý, việc đồng hành cùng một đơn vị logistics am hiểu thị trường giúp doanh nghiệp triển khai vận tải biển hiệu quả hơn, kiểm soát tốt chi phí và duy trì kế hoạch giao hàng ổn định cho từng lô hàng.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
