Quy định về khai báo trọng lượng container chứa hàng đã trở thành yêu cầu pháp lý bắt buộc trên toàn cầu nhằm đảm bảo an toàn hàng hải. Đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc người mới tham gia lĩnh vực logistics, việc nắm bắt quy trình lấy số liệu và nộp phiếu cân là bước công việc không thể bỏ qua. Nếu chứng từ này bị thiếu, hãng tàu có quyền từ chối tiếp nhận container bất kể hàng hóa bên trong mang giá trị lớn đến đâu.
Thực tế quá trình bốc xếp cho thấy, nhiều lô hàng xuất khẩu gặp trục trặc ngay tại cảng chỉ vì những nhầm lẫn trong khâu cộng gộp số liệu. Để quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, chủ hàng cần phân biệt rõ giữa trọng lượng hàng hóa thông thường và tiêu chuẩn đo lường nghiêm ngặt mà các hãng tàu quốc tế đang áp dụng.
Trọng lượng VGM (Verified Gross Mass) được hiểu là tổng khối lượng của toàn bộ container chứa hàng sau khi đã được đo lường và xác nhận tính chính xác. Con số này không chỉ đơn thuần là khối lượng tịnh của hàng hóa bên trong, mà còn bắt buộc phải cộng thêm trọng lượng của các vật liệu chèn lót, vách ngăn, pallet, dây đai gia cố và đặc biệt là khối lượng của chính lớp vỏ thép container. Đây là tiêu chuẩn đo lường bắt buộc được Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) áp dụng thống nhất trên toàn cầu thông qua Công ước SOLAS.
Nguyên nhân cốt lõi dẫn đến việc bắt buộc áp dụng tiêu chuẩn khối lượng nghiêm ngặt này chính là bài toán an toàn hàng hải. Trong quá khứ, ngành vận tải biển đã chứng kiến nhiều sự cố liên quan đến việc xếp hàng quá tải hoặc phân bổ trọng lượng không đồng đều trên boong do chủ hàng khai báo sai số liệu. Khi thông số bị cung cấp sai, các phần mềm xếp dỡ của hãng tàu sẽ sắp xếp sai vị trí trọng tâm, vô tình đặt những container cực nặng lên các tầng cao, làm tăng nguy cơ sập hầm hàng hoặc mất cân bằng động khi tàu gặp sóng lớn.
Bên cạnh việc bảo vệ cấu trúc thân tàu, quy định khai báo chuẩn xác còn trực tiếp bảo vệ tính mạng của công nhân cảng và hệ thống cơ sở hạ tầng. Một chiếc container nếu vượt quá tải trọng thiết kế của thiết bị bốc dỡ có thể làm đứt cáp cẩu ngay trong lúc vận hành, gây rủi ro nhân mạng nghiêm trọng. Xét dưới góc độ quản lý rủi ro thương mại, việc tuân thủ đúng quy định đo lường giúp doanh nghiệp xuất khẩu tránh được các rắc rối pháp lý, tranh chấp kéo dài và đảm bảo hiệu lực chi trả của hợp đồng bảo hiểm hàng hóa khi có sự cố xảy ra.
Để đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt của Công ước SOLAS, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp xác định khối lượng được cơ quan quản lý chấp thuận tùy theo đặc thù hàng hóa và năng lực thiết bị.
Cân trực tiếp là phương pháp mang lại độ chính xác cao nhất và thường được áp dụng rộng rãi cho hầu hết các loại hàng hóa xuất khẩu. Sau khi doanh nghiệp đã đóng toàn bộ hàng hóa vào bên trong và tiến hành kẹp chì niêm phong hoàn chỉnh, chiếc xe đầu kéo sẽ chở container di chuyển đến các trạm cân điện tử chuyên dụng. Những trạm cân này không thể do doanh nghiệp tự ý lựa chọn ngẫu nhiên mà bắt buộc phải được cơ quan nhà nước kiểm định định kỳ, cấp phép hoạt động để chứng từ có đủ giá trị pháp lý.
Để tính ra con số cuối cùng, nhân viên trạm cân sẽ lấy tổng trọng lượng của cả cụm phương tiện bao gồm phần đầu kéo, rơ moóc và container chứa hàng, trừ đi khối lượng của chính đầu kéo và rơ moóc lúc không chở hàng. Cách thức đo lường này đặc biệt tối ưu cho những mặt hàng rời như nông sản, than đá, phế liệu hoặc máy móc nguyên khối có hình dáng phức tạp rất khó cân đo riêng lẻ. Mặc dù tốn thêm phí dịch vụ trạm cân, nhưng phương pháp này giúp chủ hàng loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai sót tính toán thủ công.
Trái ngược với việc phải đưa toàn bộ xe ra trạm cân ngoài, phương pháp thứ hai cho phép doanh nghiệp tự tính toán chi tiết ngay tại kho bãi dựa trên dữ liệu sản xuất. Quy trình này đòi hỏi chủ hàng phải có trang thiết bị cân đo chính xác để cân từng kiện hàng, thùng carton hoặc bao bì sản phẩm trước khi đưa vào container. Tiếp theo, một bước cực kỳ quan trọng là phải cộng dồn toàn bộ khối lượng của các vật tư phụ trợ được sử dụng, bao gồm pallet gỗ, thùng xốp, thanh nẹp, dây chằng buộc và túi khí chống sốc.
Bước cuối cùng để ra được thông số chuẩn là lấy tổng khối lượng hàng hóa và vật tư chèn lót vừa tính, cộng trực tiếp với trọng lượng của vỏ container trống. Thông số vỏ container luôn được nhà sản xuất in dập nổi và sơn rõ nét trên phần cánh cửa phía sau của thiết bị. Phương pháp cộng gộp này tỏ ra cực kỳ hiệu quả đối với các nhà máy sản xuất quy mô lớn, nơi mọi sản phẩm và bao bì đóng gói đều đã được chuẩn hóa đồng nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian xếp hàng và chi phí thuê dịch vụ ngoài.
Để lô hàng được hãng tàu chấp nhận xếp lên boong thuận lợi, chủ hàng cần nắm rõ cấu trúc của chứng từ xác nhận và tuân thủ chặt chẽ quy trình nộp dữ liệu theo đúng trình tự thời gian.
Phiếu cân khối lượng không đơn thuần là một mẩu giấy ghi nhận số liệu mà là chứng từ pháp lý có tính ràng buộc trách nhiệm cao trong bộ hồ sơ xuất khẩu. Một bản xác nhận hợp lệ trước hết phải hiển thị rõ ràng và đầy đủ tên của doanh nghiệp gửi hàng, chi tiết thông tin liên hệ và địa chỉ nhà máy thực hiện việc đóng hàng. Bên cạnh đó, các trường thông tin cốt lõi bắt buộc phải đối khớp hoàn toàn với thực tế hiện trường, bao gồm mã số Booking từ hãng tàu, số hiệu nhận dạng container và dãy số seal niêm phong.
Tâm điểm của chứng từ này chính là con số tổng trọng lượng đã được xác minh thực tế, bắt buộc đi kèm với đơn vị đo lường tiêu chuẩn thống nhất. Để hoàn thiện tính pháp lý, tờ phiếu cần có chữ ký sống của người đại diện có thẩm quyền từ phía doanh nghiệp chủ hàng hoặc đại lý được ủy quyền hợp lệ. Nhằm thích ứng với xu hướng số hóa, các bãi cảng và hãng tàu hiện nay đều ưu tiên tiếp nhận bản khai điện tử thông qua các cổng thông tin thay vì yêu cầu tài xế nộp bản giấy trực tiếp tại quầy thủ tục.
Quy trình khai báo cần được bộ phận chứng từ thực hiện một cách nhịp nhàng để tránh tình trạng container phải lưu bãi chờ đợi tại cảng xuất. Ngay sau khi hoàn tất khâu đóng bệ, kẹp chì và có kết quả đo lường chính xác, nhân viên logistics cần lập tức đối chiếu số liệu này với phiếu xuất kho để phát hiện sớm các sai sót về mặt số học. Khi số liệu đã được xác nhận khớp đúng, doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi thông số này cho đơn vị vận chuyển hoặc đại lý đang phụ trách lô hàng.
Hình thức gửi dữ liệu hiện nay rất linh hoạt, bao gồm việc cập nhật trực tiếp trên website của hãng tàu, điền biểu mẫu trên hệ thống cảng điện tử, hoặc gửi qua hệ thống email chuyên trách. Bước cuối cùng và cũng là thao tác quan trọng nhất là chủ hàng phải theo dõi để nhận lại thông điệp xác nhận thành công từ hệ thống của hãng tàu. File xác nhận điện tử này cần được nhân viên lưu trữ cẩn thận cùng bộ chứng từ gốc để sẵn sàng giải trình với cơ quan hải quan nếu có yêu cầu kiểm tra đột xuất.
Trong nghiệp vụ vận tải biển chuyên nghiệp, thời hạn cuối cùng để nộp thông số khối lượng được gọi là VGM Cut Off. Đây là thời điểm giới hạn mang tính quyết định mà phần mềm của hãng tàu sẽ chính thức đóng lại, không nhận thêm dữ liệu để bộ phận khai thác bắt tay lập sơ đồ xếp dỡ vị trí container trên tàu. Hạn chót này hoàn toàn không cố định mà sẽ thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào quy định riêng của hãng vận tải, tuyến đường đi và năng lực tiếp nhận tại cảng bốc hàng.
Một sự cố rất phổ biến ở các nhân viên mới là nhầm lẫn thời gian cắt máng hạ bãi với thời hạn nộp số liệu cân nặng. Thực tế vận hành cho thấy, hạn chót nộp thông số khối lượng thường được quy định sớm hơn hoặc diễn ra cùng lúc với thời hạn nộp chi tiết làm vận đơn. Nếu một chiếc container đã được tài xế kéo an toàn vào bãi cảng nhưng dữ liệu khối lượng lại gửi trễ hơn mốc thời gian quy định, hệ thống cảng sẽ tự động khóa và lô hàng đó chắc chắn sẽ bị rớt chuyến.
Trong quá trình thao tác, sai lầm phổ biến nhất của các đơn vị thiếu kinh nghiệm là chỉ khai báo trọng lượng tịnh của hàng hóa mà quên cộng thêm khối lượng phần vỏ thép container. Việc nhân viên văn phòng lấy trực tiếp số liệu từ hóa đơn thương mại hoặc phiếu đóng gói để điền vào hệ thống thường khiến tổng khối lượng bị khai hụt đi từ vài tấn. Theo quy định hàng hải, mức sai số cho phép giữa thông số khai báo trên giấy tờ và trọng lượng thực tế khi cảng cân lại chỉ được khống chế ở tỷ lệ 5%. Nếu chênh lệch vượt qua mốc này, lô hàng sẽ lập tức bị đình chỉ đưa lên tàu, buộc chủ hàng phải thực hiện đo lường lại và đóng phí phạt cập nhật hệ thống rất tốn kém.
Một nguyên nhân khác dẫn đến sai số nghiêm trọng thường xảy ra khi áp dụng phương pháp tự cộng dồn các thành phần vật tư. Nhiều doanh nghiệp nhớ cộng khối lượng vỏ container nhưng lại hoàn toàn bỏ sót trọng lượng của các tấm pallet gỗ, thùng carton chịu lực hay hệ thống thanh giằng gia cố bên trong. Dù mỗi vật liệu này có vẻ nhẹ, nhưng khi được sử dụng số lượng lớn trong không gian container 40 feet, sai số tích lũy có thể dễ dàng vượt qua ranh giới dung sai cho phép. Việc chỉ căn cứ vào số liệu in trên cửa vỏ container cũng tiềm ẩn rủi ro nếu chiếc vỏ đó đã từng được thay sàn gỗ nhiều lần làm thay đổi trọng lượng nguyên bản.
Để quy trình thông quan diễn ra thông suốt, việc thiết lập một quy trình làm việc minh bạch và có tính dự phòng cao là điều bắt buộc. Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng mốc nhắc nhở tự động dựa trên thông tin Booking để không bỏ lỡ các thời hạn quan trọng. Sự phối hợp liền mạch giữa đội ngũ thủ kho trực tiếp đóng hàng và bộ phận chứng từ tại văn phòng sẽ giúp phát hiện sớm mọi điểm bất thường trước khi container rời khỏi nhà máy.
Giao phó khâu logistics cho VDM Forwarder là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp cắt giảm áp lực vận hành và kiểm soát tốt chi phí. Dựa trên mạng lưới đối tác sâu rộng, chúng tôi luôn chủ động đánh giá và thiết kế lộ trình vận chuyển an toàn, mang lại mức cước phí tiết kiệm nhất cho chủ hàng. Những rào cản về thủ tục thông quan phức tạp hay rủi ro hư hỏng tại kho bãi đều được đội ngũ nghiệp vụ xử lý dứt điểm, đúng pháp luật. Đồng thời, mọi tình huống phát sinh đều có sẵn phương án dự phòng, đảm bảo mạch giao thương không bị đứt gãy.
Uy tín của doanh nghiệp trước đối tác phụ thuộc rất lớn vào cam kết thời gian giao nhận. Vì vậy, VDM luôn theo dõi sát sao từng chuyến đi, đảm bảo kiện hàng cập bến an toàn và đúng lịch trình đã thỏa thuận. Nếu doanh nghiệp đang cần một phương án di chuyển bám sát tình hình thực tế, hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận tư vấn của VDM để được hỗ trợ lên kế hoạch và nhận báo giá chi tiết cho lô hàng tiếp theo.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
