Trễ hạn nhận chứng từ gốc là một trong những sự cố thường gặp nhất trong vận tải biển, đặc biệt với các tuyến giao thương ngắn như nội châu Á. Hàng hóa cập cảng nhưng người nhận chưa có Original Bill of Lading (vận đơn gốc) sẽ dẫn đến việc phát sinh phí lưu bãi lưu container nghiêm trọng. Để giải quyết vấn đề này, các hãng tàu cung cấp các giải pháp giao hàng điện tử linh hoạt hơn.
Tuy nhiên, nhiều người mới tham gia lĩnh vực xuất nhập khẩu thường nhầm lẫn giữa Seaway Bill và Surrender Bill do cả hai đều không yêu cầu xuất trình chứng từ giấy tại cảng đích. Việc hiểu sai bản chất của hai loại chứng từ này có thể khiến doanh nghiệp chịu mức phí bồi thường lớn hoặc mất hoàn toàn quyền kiểm soát lô hàng trước khi nhận được tiền thanh toán.
Theo nguyên tắc truyền thống của vận tải đường biển, hãng tàu sẽ phát hành một bộ vận đơn gốc cho người gửi hàng (Shipper) sau khi hàng đã được xếp lên tàu. Người gửi có trách nhiệm chuyển phát bộ chứng từ này cho người nhận (Consignee) tại quốc gia đến. Chỉ khi xuất trình đúng vận đơn gốc, đại lý hãng tàu tại cảng đích mới cấp lệnh giao hàng để Consignee mang hàng về kho.
Tuy nhiên, thực tế thương mại hiện đại đòi hỏi tốc độ dòng chảy hàng hóa phải nhanh hơn rất nhiều. Đối với các tuyến vận chuyển ngắn từ Việt Nam đi Trung Quốc, Hàn Quốc hoặc Đông Nam Á, thời gian tàu chạy đôi khi chỉ mất từ hai đến năm ngày. Trong khi đó, việc làm thủ tục thanh toán qua ngân hàng và chuyển phát nhanh bộ chứng từ quốc tế có thể mất từ năm đến bảy ngày làm việc.
Sự chênh lệch về thời gian này tạo ra một rào cản lớn, khiến hàng hóa phải nằm chờ chứng từ tại cảng đích. Mỗi ngày chậm trễ đều kéo theo các khoản phụ phí lưu bãi, lưu container và ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất của nhà nhập khẩu. Từ nhu cầu thực tiễn đó, các phương thức phát hành vận đơn linh hoạt hơn đã ra đời nhằm tăng tốc độ thông quan.
Seaway Bill được hiểu đơn giản là một giấy gửi hàng đường biển, đóng vai trò như một biên lai nhận hàng và bằng chứng của hợp đồng vận tải. Khác với Original Bill thông thường, loại giấy tờ này không có chức năng là chứng từ sở hữu hàng hóa, nghĩa là nó không thể chuyển nhượng hoặc mua bán lại cho một bên thứ ba.
Khi hãng tàu phát hành loại chứng từ này, thông tin của người nhận hàng đã được ghi đích danh và chốt cứng trên hệ thống. Hàng hóa cập cảng đích sẽ tự động được giải phóng cho đúng tổ chức hoặc cá nhân có tên trên mục Consignee, miễn là họ chứng minh được danh tính hợp lệ mà không cần phải nộp lại bất kỳ tờ giấy gốc nào.
Điểm mạnh rõ ràng nhất của giấy gửi hàng đường biển là tốc độ luân chuyển thông tin gần như ngay lập tức. Sau khi tàu rời cảng, Shipper nhận được file mềm chứng từ qua email và chỉ cần chuyển tiếp file đó cho Consignee. Người nhận ở đầu bên kia có thể chủ động tiến hành các thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu từ rất sớm.
Bên cạnh đó, việc sử dụng hình thức này thường không phát sinh thêm phụ phí tại hãng tàu. Doanh nghiệp xuất khẩu chỉ cần thanh toán phí phát hành chứng từ cơ bản ban đầu. Việc loại bỏ được khâu chuyển phát nhanh quốc tế cũng giúp cả hai bên tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ và giảm thiểu rủi ro thất lạc giấy tờ trong quá trình vận chuyển qua lại.
Dù mang lại sự tiện lợi tối đa, giấy gửi hàng đường biển lại tiềm ẩn rủi ro rất lớn đối với bên xuất khẩu nếu chưa thu đủ tiền hàng. Ngay khi chứng từ được phát hành, quyền kiểm soát lô hàng lập tức được chuyển giao cho người nhận. Shipper không thể yêu cầu hãng tàu giữ hàng lại tại cảng đích dù đối tác chậm trễ hoặc từ chối thanh toán.
Do tính chất không thể chuyển nhượng, hàng hóa chỉ có thể giao cho đích danh người có tên trên mặt chứng từ. Trong trường hợp người nhận gặp vấn đề về tài chính hoặc pháp lý và không thể nhận hàng, Shipper sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng thay thế để bán lại lô hàng, dẫn đến nguy cơ hàng bị tồn đọng tại cảng và phát sinh chi phí tiêu hủy.
Surrender Bill thực chất không phải là một loại vận đơn độc lập ngay từ ban đầu, mà là trạng thái của một bộ Original Bill đã được nộp lại (surrender) cho hãng tàu tại cảng xuất phát. Quy trình này thường diễn ra sau khi tàu đã khởi hành và người gửi hàng quyết định không cần gửi chứng từ gốc cho người nhận nữa.
Khi Shipper mang bộ vận đơn gốc trả lại cho văn phòng đại lý hãng tàu tại nơi gửi, hoặc yêu cầu in vận đơn dưới dạng đã surrender ngay từ đầu, hãng tàu sẽ thu hồi chứng từ gốc. Đổi lại, họ đóng một dấu mộc có chữ "SURRENDERED" lên bản sao của vận đơn và trả lại cho người gửi hàng dưới dạng file điện tử để chuyển cho đối tác.
Thuật ngữ Telex Release thường xuyên xuất hiện đi kèm với quá trình nộp lại chứng từ gốc. Đây là phương thức thông tin liên lạc nội bộ của hãng tàu. Khi Shipper nộp lại vận đơn tại cảng đi, văn phòng tại đây sẽ gửi một bức điện (telex/email) sang văn phòng đại lý tại cảng đích, xác nhận rằng chứng từ gốc đã được thu hồi và cho phép giao hàng.
Người nhận hàng tại điểm đến lúc này chỉ cần mang giấy giới thiệu và bản in của vận đơn có đóng dấu xác nhận để lấy lệnh giao hàng. Nhờ sự phối hợp thông tin qua hệ thống điện tử của hãng tàu, quá trình này diễn ra rất nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa được lấy ra ngay khi cập cảng mà vẫn duy trì quy trình kiểm soát chặt chẽ.
Khác với giấy gửi hàng đường biển, phương thức điện giao hàng cho phép Shipper nắm giữ hoàn toàn quyền sinh sát đối với lô hàng cho đến phút cuối cùng. Chừng nào Shipper chưa giao lại vận đơn gốc cho hãng tàu và chưa yêu cầu đánh điện giải phóng hàng, Consignee tuyệt đối không thể can thiệp hay lấy hàng ra khỏi cảng.
Cơ chế này hoạt động như một công cụ đắc lực để bảo vệ quyền lợi thanh toán của người bán. Doanh nghiệp xuất khẩu có thể yên tâm cho hàng lên tàu, chờ đối tác chuyển khoản đầy đủ phần tiền còn lại. Chỉ khi tiền đã báo có trong tài khoản, Shipper mới tiến hành thủ tục nộp lại chứng từ để hãng tàu thả hàng tại đầu đích.
Để lựa chọn đúng phương thức phát hành chứng từ, doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hình thức này trên nhiều phương diện thực tế. Việc chọn sai không chỉ làm tăng chi phí logistics mà còn có thể phá vỡ thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng ngoại thương.
Mặc dù người nhận ở cả hai trường hợp đều không cần xuất trình giấy gốc, nhưng quy trình hậu cần phía sau, cách tính phí của hãng tàu và mức độ bảo đảm quyền lợi tài chính lại vận hành theo những cơ chế hoàn toàn trái ngược nhau. Việc bóc tách từng yếu tố sẽ giúp chủ hàng tự tin hơn khi đàm phán với đối tác.
Đối với giấy gửi hàng đường biển, quyết định sử dụng thường được thống nhất ngay từ lúc gửi chi tiết làm vận đơn. Hãng tàu sẽ phát hành trực tiếp một chứng từ duy nhất có ghi rõ "Seaway Bill" trên tiêu đề. Quá trình này diễn ra một lần, không có bước in giấy gốc và cũng không cần thao tác thu hồi chứng từ.
Ngược lại, quy trình làm điện giao hàng phức tạp hơn. Hãng tàu vẫn phát hành một bộ vận đơn gốc tiêu chuẩn trước. Sau đó, doanh nghiệp xuất khẩu phải thực hiện thêm một thủ tục chủ động là mang bộ giấy tờ đó nộp lại cho văn phòng hãng tàu và làm giấy yêu cầu giải phóng hàng. Thao tác này tạo ra hai bước xử lý nghiệp vụ tách biệt.
Yếu tố chi phí là một điểm khác biệt dễ nhận thấy khi so sánh hai hình thức này. Việc sử dụng Seaway Bill gần như luôn luôn miễn phí, hoặc chỉ chịu mức phí phát hành chứng từ mặc định do không đòi hỏi hãng tàu phải thực hiện thêm bất kỳ nghiệp vụ thông tin liên lạc nội bộ nào.
Trong khi đó, việc yêu cầu Surrender Bill chắc chắn sẽ đi kèm với một khoản phụ phí gọi là Telex Release Fee. Mức phí này dao động tùy thuộc vào quy định của từng hãng tàu hoặc đại lý giao nhận, thường rơi vào khoảng từ ba mươi đến năm mươi đô la Mỹ cho mỗi lô hàng. Khoản phí này bù đắp cho công sức thu hồi chứng từ và thao tác nghiệp vụ trên hệ thống.
Việc lựa chọn sử dụng phương thức nào phụ thuộc rất lớn vào mức độ tin cậy giữa hai bên mua bán. Seaway Bill thường chỉ được áp dụng khi hai bên đã thanh toán 100% tiền hàng trước khi tàu chạy, hoặc lô hàng là sự luân chuyển nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con trong cùng một tập đoàn.
Phương thức điện giao hàng lại là lựa chọn tiêu chuẩn cho các giao dịch thương mại thông thường, nơi người mua trả một phần tiền cọc và thanh toán phần còn lại khi có bản sao chứng từ. Cơ chế giữ hàng của phương thức này giúp người bán duy trì vị thế an toàn trong các điều kiện thanh toán linh hoạt, không phụ thuộc quá nhiều vào sự tin tưởng cá nhân.
Quyết định sử dụng phương thức phát hành chứng từ nào không nên dựa trên thói quen mà phải căn cứ vào tính chất cụ thể của từng lô hàng và thỏa thuận tài chính. Một sai lầm nhỏ trong bước yêu cầu chứng từ có thể đặt doanh nghiệp xuất khẩu vào thế rủi ro mất trắng tiền hàng hoặc mất uy tín vì hàng hóa bị kẹt lại tại cảng đến.
Nếu doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa cho một đối tác mới, đối tác chưa thanh toán đủ hoặc hai bên thống nhất điều kiện thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), tuyệt đối không được sử dụng giấy gửi hàng đích danh. Lúc này, phương thức phát hành Original Bill kết hợp nộp lại tại cảng đi là giải pháp an toàn nhất để vừa kiểm soát được hàng, vừa giải phóng nhanh chóng khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp đang chuyển hàng mẫu không thu tiền, hàng hóa luân chuyển giữa các chi nhánh của cùng một hệ thống, hoặc đối tác đã thanh toán toàn bộ chi phí từ trước, việc sử dụng giấy gửi hàng điện tử sẽ giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí. Lúc này, khoản phí đánh điện giải phóng hàng là hoàn toàn không cần thiết.
Việc quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng thường tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Khi làm việc cùng VDM Forwarder, lô hàng sẽ được thiết kế lộ trình di chuyển an toàn và kiểm soát chi phí hiệu quả nhờ vào mạng lưới đối tác đa dạng. Những vướng mắc liên quan đến thủ tục thông quan cũng được bộ phận nghiệp vụ giải quyết đúng luật và nhanh gọn. Đồng thời, khâu lưu kho luôn được giám sát chặt chẽ nhằm bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro móp méo hoặc hư hại. Nếu có rủi ro phát sinh, đội ngũ hiện trường luôn chủ động triển khai các phương án dự phòng để tiến độ giao thương không bị gián đoạn.
Đảm bảo kiện hàng đến đích đúng lịch trình và mang lại sự an tâm cho chủ hàng là mục tiêu trọng tâm trong từng nghiệp vụ của chúng tôi. Đội ngũ nhân sự tại VDM liên tục trau dồi chuyên môn để đáp ứng chính xác các yêu cầu khắt khe từ thị trường. Khi cần trao đổi chi tiết về kế hoạch gửi hàng sắp tới, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp để đội ngũ tư vấn hỗ trợ xây dựng phương án vận tải thực tế và phù hợp nhất.
Nhận bảng giá dịch vụ vận chuyển và tư vấn giải pháp logistics tối ưu từ chuyên gia của chúng tôi.
Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7.
